学生生活からビジネス社会に移籍(いせき)した新入社員は、まずそこの職場のルールやしきたりを覚えることを求められます。何かおかしなことをやってしまって恥をかいたり、自信を喪失(そうしつ)することなく、快適な職場生活を送るために、職場のきまりに従って、あなたの行動に気をつけることが大切です。洗練(せんれん)されたビジネスマナーの実践(じっせん)はここから始まるでしょう。
第一節 社内での人の呼び方
上役は基本的に「役職名」で呼ぶ
一般的に課長職以上の役職者(やくしょくしゃ)を呼ぶ時は「鈴木課長」、あるいは、「課長」というように肩書(かたが)きで呼びます。「課長代理(だいり)」「課長補佐(ほさ)」など課長職以下の場合は、社内の習慣にしたがいます。
「課長代理」「課長補佐」などは「課長」「部長」と呼ぶことが習慣になっている場合もありますが、社外の人と話すときは、相手が混乱しないようにきちんと呼びわけましょう。
肩書きはそれ自体が敬称ですから、「鈴木課長さん」というのは二重敬称(にじゅうけいしょう)になります。口にした本人は丁寧なつもりかもしれませんが、正しい呼び方ではありません。
「さん」づけで呼んだほうがよいとき
同僚に対して、「鈴木さん」と「さん」づけで呼びます。「君」づけや愛称(あいしょう)、呼び捨ては職場にはそぐわないものです。同期の女性社員同士は「ちゃん」づけ、男性
社員同士は呼び捨てという職場もあるかもしれませんが、同僚を呼ぶときでも男女ともに「さん」づけのほうがよいでしょう。
後輩に対して、「君」づけではなく「さん」づけで呼びます。人事異動(じんじいどう)で後輩が上司になることも考えられます。最初から「さん」づけで呼んでいれば、「君」から「さん」に言い換えるというバツの悪い思いもしなくてすみます。
「社外」の人と話すとき、自社の社員を呼ぶときは、基本的に役職名(やくしょくめい)と名前を呼び捨てにします。
例：「社長の山田です。」
役職名のない場合は名前を呼び捨てにします。
例：「担当の山田は１1時に戻ります。」
第二節 コミュニケーションの第一歩、あいさつ
日本の社会で、あいさつは大切なマナーですが、ビジネスの社会ではさらに重要性を増(ま)します。会社での仕事をうまく進めていくためには、人間関係を円滑にすることが基本的な条件です。よい人間関係はよいあいさつから始まるともいえるでしょう。先輩、後輩を問わず自分からあいさつするように心がけましょう。あいさつする際には、しっかりと相手の目を見ることが大切なポイントです。下を向いてモゴモゴあいさつするほど、相手を不愉快にさせるものはありません。とにかく新入社員は、上手なあいさつをいつでもできるような習慣を早く身につけなくてはなりません。
朝の出勤時、人と会ったとき、「おはようございます。」と大きな声で朝のあいさつをすれば、職場全体の雰囲気を明るくすると同時に、あなたの好感度もアップします。同じように、帰りがけに上役や同僚が仕事をしているときは「お先に失礼します。」「お疲れ様です。」の一言を忘れずに。声をかけなくても、目が合ったら笑顔で軽く会釈すると好印象を与えます。
こんな場合はこんなあいさつをします。①会釈 軽いおじぎで、上体を15度くらいだけ傾け、視線は足元から1,5Mほど先に置きます。人の前を通るとき、人とすれ違うときなど、軽くあいさつするときに使います。人に話し掛けるとき、お茶を出すときもこの軽いおじぎをします。②敬礼 ふつうのおじぎです。上体を30?35度くらい傾(かたむ)け、視線は足元から50?60ｃｍほど先におきます。出社、退社のときや、お客様の送迎(そうげい)、応接室の出入り、上役に指示を受けたときなどに利用します。③最敬礼 上体を45度に折り曲げ、視線は足元におきます。深い感謝の意や謝罪(しゃざい)の気持ちを伝えるとき、無理なお願い、重要な顧客(こきゃく)に紹介されたときなどに使います。深くゆっくりと行います。
廊下ですれ違うとき 相手の歩調をくずさないように自分は廊下の端(はし)によけながら、一度足を揃えて止まり、頭をさげて、会釈します。
上役に従って歩く時は、二、三歩斜(なな)め後ろを歩きます。階段の上がり下がりも、上役の後ろに従います。階段では外側を歩き、内側は最短距離を来客や上役にゆずりましょう。
エレベータで乗り合わせた エレベータなどでは、仕事の話、人の噂話(うわさばなし)をしないようにします。来客や上役と同乗する場合、上役や来客を優先し自分は後から会釈して乗るように心掛けます。自動エレベータなら「失礼します。」と先に乗り,「開(かい)」のボタンを押しながら来客や上役が乗り終わるのを待ちます。自分が先に乗った後で、来客が乗ってきた場合も同様です。自分の行き先ボタンを押す前に、「何階にご用でしょうか。」と尋ねる気配りも大切です。来客や上役よりさきに降りる場合は「お先に。」という会釈を忘れないように。また、すいていれば「おはようごさいます。」などと声をかけ、混んでいる場合は目礼だけします。
仕事中にあいさつされた 新人なら業務中でもあいさつするときは手を止めるのが基本です。パソコン画面(がめん)に向かったままのあいさつなどはもってのほかでしょう。
上役や同僚に話しかける 「お仕事中、失礼いたします。」とまずあいさつ。「ちょっとよろしいでしょうか。」と了承(りょうしょう)を得てから、用件に入るようにします。
社外の人へのあいさつ 宅急便や清掃(せいそう)スタッフなどにも分けへだてなくあいさつしましょう。あなただけでなく会社全体の好感度アップにつながります。
第三節 出勤、退社、遅刻、早退、休暇、欠席の常識
１、出勤、退社(たいしゃ)
出社するとき、その時間をぎりぎりの目安にしてはなりません。早めの出社を心がけましょう。時間にルーズな人間は社会人として失格です。その人の信用性にも関(かか)わる事です。例えば、自分ひとりが時間を守らなかったことで、周りにどのような影響が出てしまうでしょうか。自分に対する周りの目はどうでしょうか。そのような状況で仕事をし、スムーズにできるでしょうか。楽しく仕事ができるでしょうか。逆に自分の近くに時間を守ることができない人間がいたら、あなたはどう思いますか。
９時出勤、6時退社(たいしゃ)とは、９時に駆け込み、6時に脱兎(だっと)のごとく会社の門から離れることではありません。
始業時間が９時としても、9時までに出社すればいいというものではありません。9時にはきちんと仕事を始められる態勢(たいせい)になっていることです。したがって５?15分ほど前に会社に到着しなければなりません。6時退社は6時になってから手を洗ったり、机のものを片づけることですが、いつもきっちり計ったように終業時刻に帰るのは悪印象(あくいんしょう)です。
また、自分の仕事だけが終わったらさっさと帰るという態度も良くありません。仕事はチームワークが原則ですから、遅れている仕事があれば、みんなで手分けして行うべきです。自分の分担が終わっても、周りの人に「何かお手伝いしましょうか。」と尋ねましょう。会社を飛び出してはいけません。そして、次のことも忘れないようにします。①翌日のスケジュールを確認すること。②書類、資料などを定位置(ていいち)へ戻すこと。③OA機器の電源を切ること。④周囲の人より先に退社する場合は「お先に失礼します。」と必ずあいさつすること。
２、遅刻と早退
① 遅刻 交通機関の渋滞(じゅうたい)や事故、本人自身の病気で、定時にどうしても間にあわないようなこともあります。そのときはできるだけ早く会社に電話をいれておくべきです。そのとき遅刻の理由をくどくど言う必要はありません。それより、何時何分ごろ出社できるかきちんと告げるべきです。出社したときは上役に「申し訳ありません。」ときちんとお侘びしましょう。周りの先輩や同僚にも謝るべきです。遅れて出社するのは確かにばつの悪いものですが、こっそり入っていってとぼけるのはマナー違反です。周りの人はその人の遅刻によって迷惑をこうむっているのですから。
② 早退 風邪気味で熱があり、腹が痛いなどのとき、無理をすれば出社(しゅっしゃ)できるなら、遅刻よりもむしろ早退(そうたい)を選ぶべきです。その理由は、朝はみんな緊張したりイライラしていますが、だんだん時間が経過(けいか)するにしたがって、みんな落ち着いてくるので、仕事の見通(みとお)しも予定(よてい)がつきます。そこを見はからって早退したほうが抵抗が少ないでしょう。
３、休暇、欠勤
① 休暇 忙しい会社ほど、休暇の前日(ぜんじつ)に急に休暇願を出しても受理(じゅり)されることはありません。前もってスケジュールがわかっていれば、早目に休暇の申請をしておくことです。また、もっともらしい妙にひねくった理由をつけても、たいていの場合、上役は見抜いているので、率直(そっちょく)に理由を告げたほうが、上役にとっても承認(しょうにん)の判断に迷わないですみ、好感をもたれます。
いずれの場合でも、休暇をとるのは労働者の権利だからという気持ちではなく、チームの一員として、他のメンバーに迷惑がかかることを考える気持ちが大切です。
②欠勤(けっきん) 体調管理はビジネスマンに要求される大切な要素ですが、仕事ができないほど体調が悪くなった場合には、無理して出社する必要はありません。この場合も少しでも早く報告することが大事です。この時、必ず自分自身で直接上役に報告しましょう。後輩や同僚にちょっと伝えるだけですませたり、家族から電話させるのは言語道断(どうだん)です。休む時も責任を忘れず、自ら連絡を入れるようにしましょう。
