ビジネス文書はビジネスを正しく円滑に進めるためのものです。正確に伝える、記録として残すことを目的としてビジネスの文章は作成されます。正しく伝えることが第一です。用件を簡潔、明瞭にまとめることも重要です。

第一節  社外文書と社内文書

 ビジネス文書には社外文書と社内文書があります。どちらも会社の意思を表すために一定の手続きを踏(ふ)んだ上で、公式(こうしき)に作成するものです。社内文書は社内情報を伝達し、業務を円滑に行うために社内を行き来するもので、社外文書は取り引先や客先など社外の第三者に対して出すためのものです。。

１、社外文書 社外文書には「招待状」「案内状」「注文状」「詫び状」「通知状(つうちじょう)」などがあります。取引先や客先などに向けて送るものなので、いずれも礼儀を重んじた文書にしなければなりません。一般的な文書の構成は、まず「拝啓」「拝呈(はいてい)」「啓上(けい じ ょ う)」、前文省略する場合は「前略」「冠省(かんしょう)」「前省」などの頭語で始まり、業務上のあいさつ、前文、本文へと続きます。用件を述べたら、末文を添え、結語(けつご)で結びます。

  頭語(とうご)が「拝啓」のときは結語が「敬具」、「前略」なら「草々」というように、頭語と結語はそれぞれ決まった組み合わせがありますから、頭語と結語は必ず呼応させます。

季節を表した時候のあいさつは、次の表にあるように一般的につかわれるものが決まっていますが、慣れてきたら自分なりにアレンジしてみるのもよいでしょう。

時候のあいさつ

１月 新春(しんしゅん)の候(こう)、年も改まりましたが、厳寒(げんかん)の候、寒

気ことのほか厳しい毎日が続いております、雪は

豊年(ほうねん)のきざしだと申しますが、一面の銀世界、ス

キーの好季節となりました

２月 立春の候、余寒なお骨身(ほねみ)にこたえる日が続いて

おります、立春とは名ばかりで、梅のつぼみもそ

ろそろ膨らみ始めました、遠山の白雪(はくせつ)もいつの間

にか消えて

３月 早春(そうしゅん)の候、日増(ひま)しにあたたかさを加えるころと

なりました、ようやく春めいてきた今日このごろ、

そよ風が春の訪れを告げ、朝夕はまだ冷えますが

陽(よう)ざしはすっかり春です

４月 陽春(ようしゅん)の候、桜花の候、花の便りも聞かれるころ

となりました、春光(しゅんこう)うららかな日よりとなりまし

た、花に代わって若葉の緑が美しく、春風(はるかぜ)穏やか

なこのごろ。

５月 新緑(しんりょく)の候、若葉のみぎり、新緑(しんりょく)がまぶしい季節となりました、青葉を渡る風も懐かしく感じられるようになりました、雲のたたずまいにも夏の近さを思わせます

６月 梅雨の候、うっとうしい梅雨に季節となりまし

た、初夏(しょか)の風もさわやかな日を迎えております、

梅雨あけが待たれる今日このごろ、例年にも増し

て長梅雨のようで

７月 盛夏(せいか)の候、いよいよ本格的な夏を迎え、連日厳

しい暑さにむされるころとなりました、生ビール

のおいしい季節となりました、蝉(せみ)がいち早く夏を

知らせてまいりました

８月 残暑の候、立秋とは名ばかりの酷暑(こくしょ)が続きます

が、相変わらず暑い毎日が続いております、空の

色も澄んできて、なんとなく秋の気配が感じられ

る今日このごろ

９月 初秋(しょしゅう)の候、さわやかな秋風が心地よい季節、秋

色を帯びてまいりました、虫の音の美しい季節と

なりました、一雨ごとに秋が深まり、朝夕しのぎ

やすくなりました

10月 秋冷えの候、街路樹(がいろじゅ)の葉も日ごとに黄(き)ばんでま

いりました、早くも紅葉の便りを耳にする季節と

なりました、秋たけなわとなりました、日増しに

秋も深まってまいりました。

11月 晩秋の候、町に落ち葉も散り敷くようになりま

した、日ごと冷気(れいき)が加わり、初霜(はつしも)の便りも聞かれ、

そろそろこたつの恋しい季節となりました、うら

らかな小春日和(こはるびより)が続いております

12月 初冬の候、木枯らしに一段と寒さを感じるよう

になりました、雪の中に寒椿(かんつばき)がみごとに咲いてい

ます、今年もはや師走となりましたが、年の瀬(せ)も

押し迫り、あわただしい年の瀬を迎え

 また、時候のあいさつを手短に済ませたいときは、「時下(じか)」を使うと、どんな季節にも対応できるので便利です。「時下、いよいよご発展のこととお喜び申し上げます」「時下、ますますのご清栄(せいえい)のこととお慶び申しあげます」という具合に使います。用件を述べ終えたら「略式ながらー」などの末文(まつぶん)を添え、結語で結びます。日付と発信人名、宛て名を忘れずに記入しましょう。

 会社名と自分の名前は省略することなくフルネームで記し、住所や電話番号は、必要に応じて判断してください。

社外文書の基本フォーム

①第○○号

平成○年○月○日

②○○商店 御中(おんちゅう)

③○○株式会社

営業部○○○○

④製品展示会

⑤謹啓(きんけい) 向寒(こうかん)の候、貴社ますますご清栄(せいえい)のこととお慶び申し上げます。平素(へいそ)は格別のご高配(こうはい)を賜(たまわ)り、厚く御礼申し上げます。

⑥さて、弊社(へいしゃ)ではこのたび、製品展示会を開催することになりました。

 従来の製品に加え、性能をさらに上回る新製品の展示も予定しております。

⑦ご多用中の折、誠に恐縮(きょうしゅく)ではございますが，下記によりぜひお運び賜りますようご案内申し上げます。

謹謹白(きんぱく)

⑧記

 日時 平成○年○月○日 午前10時～午後5時

 場所 ○○会館大ホール

    東京都渋谷区○―○―○（JR渋谷駅南口より徒歩○分）

    TBL03－1234―5678

⑨以上

⑩担当○○部 ○○內線８８８

①文書番号と発信年月日：文書の整理をしやすくする。 ②宛て名：会社名、役職名、氏名を書く。会社や部署宛(ぶしょあて)の場合は「御中」、役職名のときは「様」、大勢の人宛(ひとあて)は「各位」とする。 ③発信者名：社名、所属部署、氏名を書き押印(おういん)。必要に応じて住所、電話、FAX番号、Eメールアドレスを明記する ④件名：内容がひと目でわかる見出し ⑤前文：拝啓などの頭語の次に、時候安否のあいさつなどがはいる。 ⑥主文：「さて」で始まり、主旨(しゅし)を簡潔にまとめる。 ⑦末文：締めくくりのあいさつと結語でしめる。 ⑧記：日期、品名、金額、数量などは記としてまとめ、個条書きにする。 ⑨文書の結び：右下に以上と

書く。 ⑩ 担当者名：直接の担当者と連絡先を明記する。

頭語と結語の対応

前文 

相手の安否を気遣うあいさつ（相手が会社の場合）

      ご清栄 

       ご発展 のこととお慶び申し上げます

       ご隆盛 

貴社（貴店）におかれましてはますます 

ご盛栄

       ご盛祥 と拝察し申し上げます

       ご繁栄 のほど，何よりと存じます

       ご清祥

（相手が個人の場合）

ご壮健

       ご清栄 のこととお慶び申し上げます

―様におかれ ご健勝 と拝察申し上げます

 ご活躍 のほど、何よりと存じます

      ご清祥

感謝を表すあいさつ

平素は格別のお引き立てに預かり厚く感謝申し上げます

日頃は過分のご愛顧(あいこ)を賜り心からお礼申し上げます

毎度身にあまるご協力をいただき誠にありがたく存じます

いつも特別のご支援をいただき謹んで御礼申し上げます

常日頃一方ならぬご指導下さり誠にありがたく存じます

末文

結びのあいさつ

●なお宜しくご指導賜りますよう切(きり)にお願いいたします

●今後とも一層ご愛顧くださいますようよろしくお願い申し上げます

●なお貴社ますますのご隆盛(りゅうせい)を心からお祈りいたします

●まずは取り急ぎご報告申し上げます

●よろしくご査収(さしゅう)くださいますようお願いいたします

督促狀の例(れい)

                        第○○号

                   平成○年○月○日

○○株式会社 

○○課長様

○○株式会社

○○営業部○○○○

前略 先日、貴店に向けて発注(はっちゅう)いたしました○月○日納期(のうき)の下記商品がまだ到着しておりません。至急(しきゅう)、納入のご手配をお願いします。

 まずは取り急ぎ、お願いまで。 

草草々

記

１、品名、数量 カタログ1－15 10ダース

        カタログ３－６ 50ダース

２、納期    平成○年○月○日 

以上

注文書の例

○○○○株式会社

○○部

○○○○様

                   平成○○年○月○日

                    株式会社○○○○

○○部長 ○○○○

○○○○○注文書

拝啓 時下ますますご清祥(せいしょう)のこととお慶び申しあげます。

 さて、貴社お取扱商品(とりあつかいしょうひん)のうち、下記の商品を注文いたします。至急お手配をお願い申し上げます。

敬敬具

             記

１．品名○○○○○

２．数量○○○個

３．納期○月○日

以以上

担当○○部○○○○

電話03－5202－3549

出(ㄔㄨ)荷(ㄏㄜˊ)通知書の例

２０○○年６月２日 

協同組合御中(きょうどうくみあいおんちゅう)

広島市中区本通８－24

電話082－246－8822

多山株式会社

出荷のご案内

拝啓

 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

 日頃は格別の温情(おんじょう)を賜り、お礼申し上げます。

さて、貴簡(きかん)５月２９日付第108号でご注文賜りました、吉田製造株式会社製ＷＷＦＳにつきましては、本日メーカーより6月１日トラック便にて出荷した旨通知を受けましたので、ご連絡差し上げます。

現品は６月６日、貴社品川第一倉庫に納入される見込みです。万一にも不良品などはないものと確信いたしておりますが、貴着の節は荷解(にと)きののち、一応お調べの程お願い申し上げます。

なお、お手数ながら同封の納品(のうひん)受領書にご署名ご捺印(なついん)のうえ、折り返しご返送いただきますよう、よろしくお願いします。

敬敬具

着荷(ちゃっか)通知書の例

２0○○年３月１５日

河川商事株式会社殿

             北九州市小倉北区本２－３

                河村販売株式会社

                電話093－531－1589

着荷のご通知

前略

昨日トラックにて出荷いただきましたｘ商品ならびにｙ商品については、本日納品(のうひん)書通りに確かに受け取りました。着荷後直ちに荷解きして調べましたところ、一部梱包(こんぽう)に水濡れ個所が認められましたので、お知らせいたします。

 水濡れは、輸送時の幌(ほろ)かけの不良によるものと思われますが、幸いダンボールの表面部分のみでした。水濡れ梱包のそれぞれの商品は販売に差し支えございませんので一応受け取りましたが、今後充分にご注意くださいますようお願い致します。

 まずは、着荷のご通知まで。

草草々

２、社内文書 社内文書は社外に発信する社外文書とは違って、結論がさきに来るようにします。礼儀や格調よりも効率を重んじます。季節のあいさつや相手の繁栄をたたえる前文などは省略し、件名の後、いきなり本文にはいります。文章がだらだら長いのも、読み手には読み辛く、理解しにくいものです。短く区切ったり、箇条書きにする方がいいです。簡潔、明瞭、適切な提出時期などが重視されます。結語もつかいませんから、本文の最後は「以上」で締めます。社内文書には「指示書」「稟議書(りんぎしょ)」「企画(きか く)書」「報告書」「通知書」「照会(しょうかい)書」「回答書」「依頼書」などがあります。

社内文書の基本フォーム

①第○○○○号

②平成○○年○月○日

③○○○○課長

④マーケティング部広報課(こうほうか)

⑤「週刊○○○○」掲載(けいさい) 写真提供のお願い

⑥「週刊○○○○」（月日発行）の記事中で、この度、新製品○○を紹介していただけることになりました。

 つきましては、下記の写真データの提供をお願いします。

○○のPRにはまたとない機会ですので、ご協力、よろしくお願いします。

⑦記

１、写真の内容 ○○の○○倍拡大写真 １点

２、提出期限  ○月○日○時

３、送付(そうふ)方法  データは、メール、もしくはＣＤ―ＲOMにて、担当者まで送りくたさい

４、使用目的  「週刊○○○○」○○○○特集

⑧以上

⑨担当  ○○部○○○

電話03－3965－2296

e-mail：○○○○○.CO.JP

①文書番号：文書の整理のために必要。②日付：文書を発信した日。③宛名：「総務部長殿(どの)」といった職名のみが原則です。対象が大勢のときは「各位」とする。④発信者名：所属、氏名が基本。押印や役職名が必要な場合もある。⑤件名：文書の内容がわかる見出しをつける。⑥本文：件名からいきなり本題に入る。具体的な内容は本文とは別に、記書きで、箇条書きにしてまとめる。⑦記書き：日期、品名、金額、数量など、具体的な内容は記としてまとめ、箇条書きにする。⑧文書の結び：右下に以上と書く⑨担当者名：直接の担当者と連絡を明記する。

依頼書の例

第○○号

平成○○年○月○日

○○部長 殿

第二事業部 ○○○○

書類提出の依頼

次年度(じねんど)事業計画作成のため次の資料を必要としますので、提出をお願いします。不明な点がありましたから、○○までお問い合わせください。

記

１．資料名    平成○年度生産計画書

三ヵ年間の生産計画概要書

２．提出期限   ○月○日

３．問い合わせ先 第二事業部  ○○内線567

以以上

会議のお知らせの例

第第○○号

平成○年○月○日

○○部長 殿

                  ○○部○○課○○会議開催について

月例の○○会議を下記の通り開催します。テーマに関連する多くの関係者の出席をお願いいたします。

記

日時： ４月８日 午後１：30～３：00

テーマ：○○について

場所： 本社10階 第三会議室

問い合わせ先：○○部○○課○○内線789

以以上

３、議事録を作成するとき 議事録とは会議における議事内容を記した記録のことをいいます。社内文書のひとつですが、後日(ごじつ)ほかの業務の参考にするほか、税務署(ぜいむしょ)の調査が入ったときの証拠(しょうこ)資料になることもあります。わかりやすいことと、正確であることがもとめられます。

  議事録の作成をもとめられたら、まずは何のためのどういった会議なのかを十分に把握しておきます。

  会議中はメモをとることはもちろんですが、正確性を期(き)すためにテープレコーダ―で録音してもよいでしょう。

  会議の流れをしっかりつかみ、落ち着いて臨(のぞ)みましょう。

議事録の一般的な内容は、会議名、開催年月日、議

長名、書記名、出席者名、開始時刻と終了時刻、議題とその審儀経過および結果、採決の方法と内容、残された問題や次回(じかい)の会議の日時、テーマなどです。

 このほか、正式な会議では委任提出者名や欠席者名、議事録署名押印なども必要になります。

議事録の例

平成○年○月○日作成

作成者 ○○○○印

新製品企画会議議事録

１．日時 平成○年○月○日13：00～14：00

２．場所 当社５階第２会議室

３．出席者

   ○○企画部長  ○○営業部長  ○○製造部長  ○○企画部課長  ○○営業部課長  ○○製造部課長

４．議題 平成○年度発売（予定）の新製品企画について

５．決定事項   （１）

         （２）

         （３）

         （４）

６．決定保留事項 （１）

         （２）

７．資料

８．次回予定 平成○年○月○日（月）13：00～14：00

以上

第二節 電子メールを送る基本常識

宛て先 アドレスの（.）ひとつでも間違えると相手に届かないばかりか、誤送先(ごそうさき)のサーバーにも迷惑がかかってしまいます。相手のアドレスは一字一句(いちじいっく)正確に。

件名 件名のないメールだと、開いてもらえない可能性があります。件名には本文の内容がわかるように適切な件名をつけるようにします。これは多くの受信メールから検索(けんさく)したり、忙しい時に、今すぐ読むべきか優先順位の判断基準になるからです。

あいさつ 時候のあいさつは省略し、「お世話になります」「毎度ありがとうごさいます」など簡単に。いきなり用件から始めます。

署名 誰が出したメールなのかはっきりさせるため、メールの最後には署名を入れます。最初に自動的に入るよう設定しておくと便利でしょう。会社名.所属.名前.電話番号.メールアドレス.住所などを入れ、あまり長くなり過ぎないように注意しましょう。

Eメール文例

（社外文書）

○○○○会社○○様

いつもお世話になっております。

○○○○会社○○です。

（１行につき、35文字程度）

資料は添付させていただきます。

ご確認をお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

パソコン等、見積(みつ)もりのお願い

いつもお世話になっております。先日ご紹介いただいた製品について、できれば今週中に下記の通り見積もりをいただきたいと存じます。

よろしくお願い致します。

●商品名、数量

①デスクトップパソコン（LX2000H A社製）20台

②レーザープリンタ（PI850 B社製）   10台

●連絡先

弊社○○部○○課 （03－6541－3698）

担当 鈴木

以上

（社内文書）

佐藤部長送別会のお知らせ

今回人事異動で、佐藤部長が大阪支店長に栄転(えいてん)されることが決まりました。

つきましてはお祝いと送別の会を以下の通り行いますので、皆様ぜひご参加ください。

１、日時 平成年月日（金）18：00～20：00

２、会場 「郷土料理○○○○」

     新宿区西新宿○―○ ○○ビル２階（東京三菱銀行隣）

３、会費 7,000 （当日集金します）

４、出欠(しゅっけつ) 月日までに幹事.営業部鈴木まで出欠(しゅっけつ)の連絡をお願いします。

以上

第三節 ファックスのマナー

ファックスを送るときは、だれからだれ宛てに送られたものなのか、どういった用件なのかがわかるように、書類とは別紙(べっし)の送付書を付けるようにします。

送付書(そうふしょ)には、送信年月日のほか、送信先会社名、部署、氏名と発信社名、連絡先、送付枚数、用件を明記します。送信前に相手のファックス番号を確認する。番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られてしまい、迷惑となります。必ずファックス番号を確認してから送信ボタンを押しましょう。

大量に送るのはマナー違反 大量に送られてくると、見るのにも時間がかかるうえに、相手のファックスがその間、使えない状態になるため大変迷惑です。相手の会社の電話回線を長時間占領するような、極端に枚数の多い資料などは、ファックスで送るのは遠慮しましょう。大量の書類は、郵便などで送るほうが賢明です。どうしても送らなければならない場合は、送る前に相手に電話で確認をしてからにします。

小さい文字は拡大する ファックスで送ると通常、送られた文章は相手先で不鮮明になることが多いものです。小さい文字や数字は特に見づらくなります。このようなときは、拡大してから送ります。

秘文書(ひぶんしょ)は送らないこと 他の人の目にふれる可能性があるので、他人に知られてはいけない内容を連絡するのには向いていません。ファックスは、公開しても問題のない文書を送信する場合にのみ使用しましょう。

ファックス送信状の例

FAX送信狀

○○年○月○日

○○○○様

○○株式会社○○部○○課○○○○

東京都港区赤阪○―○―○

TEL03-8521-7413

FAX03-8521-7412

送信枚数：本状を含む 枚

以下のとおりFAXを送付いたしますので、ご査収(さしゅう)のほどよろしくお願いいたします。