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会社電話マナー
作者: 发表时间:2016-02-22 浏览:1783

会社電話マナー

 

 

取り次ぎを依頼されたら、社内の誰に取り次げばよいのか確認して復唱します。「○○でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますでしょうか」もしも同姓の社員が複数いる場合は、必ずフルネームで確認するようにします。電話を保留にし、担当者には、どこの誰からの電話なのか、きちんと伝えて回すようにします。この時担当者がすぐ目の前にいても、電話はいったん保留にし、受話器を手で押さえたまま取り次ぐのはやめましょう。

 

如果对方要求转接电话,要重复一遍以确认要转接给公司里的哪一位:“xxx对吗?这就为您转接,请稍等。”如果有多名同姓员工,一定要用全名来确认。电话暂时一放,在告诉负责人是谁来的电话后再转接。即使负责人这时就在眼前,也不要用手捂着话筒直接递过去。

 

【保留时间】

 

電話で受けた質問に答えるときなど、相手をしばらく待たせるときには電話を保留にしますが、この時の時間はせいぜい一分くらいが限度です。こちらでは一分くらいと感じても、待っている側には相当長く感じられます。時間がかかりそうな時は「申し訳ございません。まだ少々時間がかかりそうですので、折り返しこちらからお電話させていただきます」と断って、電話番号と名前を確認していったん電話を切りましょう。

 

回答电话里提的问题等时候,要让对方等一会儿,这个时候不需要挂电话,但最多可以让对方等一分钟左右。因为即使自己感觉才一分钟,等着的一方却会感到很漫长。如果估计要等的时间较长,就要说“对不起,可能还需要一些时间,我待会儿再打给您。”,然后确认对方的电话号码和姓名后暂时挂断电话。

 

【负责人不在时】

 

担当者が不在の時は「申し訳ございません。あいにく○○は席をはずして(外出して)おります」と伝え、どのくらいで戻るかの目安も伝えます。その上で「お急ぎでしょうか」「こちらからお電話いたしましょうか」「よろしければご用件を承っておきましょうか」などを尋ねます。また、出張中は「○日(○曜日)まで出張しております」休暇中は「本日は休みをいただいております。○日には出社いたします」と伝えます。いずれの場合もいつ戻るのかだけを伝え、何故いないのか、どこに行っているのかなどは説明する必要はありません。

 

负责人不在的时候,要说“对不起,xxx不在(出去了)”,并告知大概多久会回来。然后再问“您着急吗?”“让他再给您打过去吗?”“方便的话,可以告诉我您有什么事吗?”另外,出差途中的话要告知“出差到x日(星期x)”,休息的话则要告知“今天休息,x日来上班”。任何情况都只需要告知什么时候回来,而不需要说明为什么不在,去了哪里,等等。

 

【负责人在打电话时】

 

取り次ぐ相手が電話中の場合、保留にしたままで待たせず、

「あいにく、ほかの電話に出ております。いかがいたしましょうか」と尋ねます。

そのまま待つと言われた時は「それでは少々お待ちください」かけ直すと言われた時は「かしこまりました。それではお電話があったことを申し伝えます」折り返しの電話がほしい時は「かしこまりました。念のためご連絡先をお願いいたします」と答えます。

 

如果要转接的对象正在打电话,不要让对方一直等,而要询问:“真不巧,他正在接别的电话,我能为您做些什么呢?”

对方说要等的话,就说“那请您稍等。”对方说要再打过来的话,就说“好的,那我转告他您打过电话了。”如果对方希望打过去,就回答“好的,那请告诉我您的联系方式吧。”

 

伝言を依頼されたら、メモを用意して用件を聞き取り、ひととおり聞き終わったら復唱して確認します。折り返しや伝言の依頼を受けた時は、相手の社名、所属名、名前はきちんと確認します。また、電話を切る前に自分の名前を名乗り「確かに申し伝えます」と添えます。

 

如果需要转达,要准备好便条,听写事由,听完要重复一遍确认。对方要求打回去或者转告时,要认真确认对方的公司名、部门以及姓名。另外,在挂电话之前要报上自己的名字,并说“一定会转告他”。

 

相手が「待つ」と言った場合は、保留にしたままにせず、簡単なメモなどで担当者に電話が入っている事を伝えましょう。

 

如果对方说要等,也不要让对方干等着,用简单的便条等告知负责人有电话进来了。

 

【负责人在开会、接待客人时】

 

担当者が接客中や会議中のときには、基本的には電話は取り次ぎません。

「あいにく会議中(接客中)ですが、いかがいたしましょうか」などと伝えます。ただし、急ぎの場合や、担当者から電話があったらつないでほしいと指示があった場合は、メモに

「○○社の△△様からお急ぎのお電話が入っております」と書いて手渡し指示を受けます。この時に「お話中失礼します」「会議中失礼します」と断るのを忘れないようにしましょう。

 

如果负责人正在接待客人或者开会,基本上不用转接。

告诉对方:“真不巧他正在开会(会客),我能为您做些什么呢?”不过,如果事出紧急,或者负责人有过指示说有电话就告诉他的话,在便条上写“xx公司xx来电话有急事找您”,递过去并接受指示。这样的时候不要忘记要说:“对不起打扰您谈话(开会)了。”

 

【留言条】

 

伝言メモには、電話を受けた日付、時間、相手の社名、所属、名前、伝言を正確に書き、最後に受付者の名前も必ず書くようにします。その上で担当者の机の目立つ場所に置き、本人が戻ったら、口頭でも電話があったことを伝えましょう。

 

留言便条上要正确书写接电话的日期、时间、对方的公司名、部门、姓名、留言,最后接电话的人的名字也一定要写上。然后放到负责人办公桌上显眼的位置,等本人回来以后,再口头告知有电话的事。

 

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