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日本日常商务礼仪文化教案
作者:上海理工大学 发表时间:2014-12-31 浏览:5161

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身だしなみ

 

第一節 服装

身だしなみを(ととの)えるということは社会人の基本で、なかでも服装は重要なポイントです。

流行の服や、DCブランドに身をつつむ必要はありませんが、服装に気をつかわない人は相手に不快な印象を与えてしまいます。自分の身分、地位、年齢、まわりの雰囲気などに合わせた服装を選択するべきでしょう。

「人を身なりで判断してはいけない」とよくいわれますが、これは人は身なりで判断されるものだという“事実”を表わしています。学生時代にみんな一生懸命オシャレをするのも、ある面でそういう考え方を反映しているでしょう。職場でも人は、相手を服装で判断します。ただし、判断基準は学生時代とは違います。

まず、①仕事をするのにふさわしいか、②会社の規則に合っているか、③この服装で会社の名刺を持って歩かせて大丈夫か、などです。

 外見(がいけん)だけで人を判断するのは基本的には誤りですが、ビジネスの世界(社会)では、外見だけで判断をされているといってもいいでしょう。ビジネス社会においては第一印象が非常に大切なので服装や身だしなみはとても重要な要素の一つとなりまです。身だしなみがきちんとしているかどうかは、その人の仕事ぶりの判断基準にもなるのです。 そこできちんとした身だしなみは相手に信頼感を与え、よりよい人間関係を作る一歩です。

会社に来るお客さまには○○○○会社の社員として接するのですから、プライベートな問題では決してありません。あなたを通してあなたの会社を見ている得意先の方からすれば、あなたの評価はそのまま会社の評価になります。もしも、あなたが会社人として不適切(ふてきせつ)な格好をしていれば、あなたの会社に対する評価が下がることはいうまでもありません。

 

服装と身だしなみのチェックポイント   ビジネスマンの身だしなみのポイントはスーツです

業種(ぎょうしゅ)や会社などによってどのようなスーツが良いか異なりますから、職場の上司や先輩に尋ねると良いでしょう。新入社員は特に周囲との調和を考え、好感をもたれる服装を心がけなくてはなりません。清潔感(せいけつかん)があり、若々しく、上品でおちついた感じで、働きやすさ、この4点がポイントです。この四つがうまく調和した服装が誠実(せいじつ)な人柄を相手に感じさせ、信頼感を与えます。あまり個性的(こせいてき)過ぎるものや、派手な感じのものは避けるべきでしょう。

髪の毛は清潔感を大きく左右するものです。よごれて油っぽくなっていたり、フケがでていたりでは当然いけません。また、ヘアスタイルによっても相手に不快感を与える場合があります。仕事という目的にあわないヘアスタイルは避けましょう。また、ぼさぼさの髪も社会人として落第です。定期的に美容院、理容院に行くようにしましょう。散髪(さんぱつ)したてのような清潔感は好印象をもたれます。ヒゲは毎日剃って、鼻毛(はなげ)は伸びていないかよく気をつけましょう。人と対応(たいおう)する仕事が多い人は特に常に口臭(こうしゅう)などに気をつけましょう。昼食後も歯を磨く習慣をつけるなどして、相手に不快感を与えない心配りが必要です。口紅(くちべに)は濃すぎたり、派手すぎないようにします。化粧はくずれていないか、よく注意します。

 フケや髪の毛がスーツに落ちていませんか。ネクタイがシミや手垢(てあか)で汚れていませんか。背広は派手すぎませんか。(えり)や袖口は汚れていませんか。シワやほころびはありませんか。ズボンからシャツが出ていませんか。ボタンはきちんとついていますか。ポケットに物を詰め込みすぎていませんか。また女性は下着がチラチラと見えていませんか。爪が伸びていませんか。指先は目立つところです。爪垢(つめあか)がたまっている手の爪は名刺を差し出した時、それだけで相手の気分を(がい)してしまいます。女性のマニキュアは派手すぎないように自然なピンク系を使うのが(ひか)えめで美しく見えます。

靴もその人の第一印象を決める上で大事なポイントの一つです。靴の手入れは決しておろそかにしてはいけません。座って商談(しょうだん)をする場合には、特に目が向けられる部分なので、注意します。毎日よく磨いておくことを忘れないようにしましょう。靴の色は黒か濃い茶のもので、制服と調和しているものがよいでしょう。それ以外の色は基本的にさけます。ひもで結ぶタイプが一般です。また、靴下はズボンの色と同系色(どうけいしょく)が良いでしょう。ストッキングの色は靴と服装に合ったものを選びましょう。

 出勤前には鏡の前に立って自分の姿を映してみます。鏡の前でじっくり自分を点検(てんけん)してみましょう。

 

ビジネスウェアとオフィスウェア  

男性ならビジネススーツとビジネスシューズ、女性ならスーツやジャケット、またはそれらに類した機能的な服が基本です。

 男性はブルー系かグレー系のスーツのツーピースか、スリーピース、これが常識的なビジネスマンの服装です。ダブルのスーツも、ときには見かけますが、やはりシングルが一般的です。

 ビジネスの世界はいつ何が起きるかわからないので、どんな場合でも対応できるような服装が要求されます。改まった場にも、また急な幸?不幸にもそのまま対応できるのが、いわゆるダークスーツです。

 おしゃれよりも常識的で清潔であることが望まれています。個性的であるよりも?周囲の環境との調和に重点が置かれます。

 ダークカラースーツとシューズという常識的なビジネスマンの服装で、わずかでも個性を主張できるのは白と決まっていたワイシャツですが、その職種によっては色物(いろもの)のシャツ、明るい色のネクタイなど、社交性を示す服装も見かけられるようになりました。

外交的な職種の女性の服装は男性より自由です。基本的には上下そろったツーピースのスーツですが、ワンピースやジャケットといった服装もビジネスウェアーとして通用します。オフィス内の服装は制服が支給されるケースが多いのですが、ブラウスやスカートには制服の色に合ったものを選ぶのが常識です。黒や色物のストッキング、白のソックスは職場にふさわしいとはいえないでしょう。

 

スーツの選びかた  

スーツを選ぶときは自分の体に合ったものを選びたいものです。素材(そざい)はしわになりにくく、型くずれしにくいもの形状(けいじょう)記憶仕様のスーツも便利です。夏場は通気性(つうきせい)のよい素材のものが一番です。

男性の場合、スーツの袖の長さは袖先からワイシャツが1センチくらい見える程度がベスト。ズボンの(すそ)は靴の上でダブつかない長さに。シングルなら縦の折り目がまっすぐみえるくらい、ダブルなら靴が多少隠れる程度の長さが最適です。

女性はシングルスーツが定番(ていばん)です。スカート(たけ)は立ったときに膝が少し隠れるくらい。大柄(おおがら)な人は短い丈にするとバランスがよく、似合います。

上着とスカートパンツはセットで用意しておくと、いろいろな着こなしが楽しめます。女性は種類が豊富で迷ってしまうかもしれません。そんなときは「シングル」と「オーソドックス」を基準にアイテムを選ぶといいでしょう。

 

スーツなどは何着用意  

3シーズン着られるものを2着。他に、蒸し暑い夏場に備えて盛夏(せいか)用のサマースーツを用意しておくと重宝(ちょうほう)します。同じスーツを連日着ていては、シワがとれにくくなり、生地(きじ)も傷みます。また、ポケットにはあまりものを詰めこまないようにしましょう。見栄(みば)えもわるく、型くずれの原因にもなります。

ワイシャツは汚れが目立たなくても毎日着替えるのが基本です。一週間洗濯しなくても済むように6?7枚揃えておくと安心でしょう。

靴下もワイシャツと同じ、6?7足揃えておきましょう。急な接待(せったい)などに揃えて職場に新品(しんぴん)の靴下を1足置いておくと役立ちます。女性のほうはストッキングのストックを用意したいものです。ストッキングの伝線(でんせん)に気づいたらすぐ履き替えることができるよう、替えのものを用意しておくといいでしょう。雨の日、泥はねなどで、汚れたときもすぐ履き替えるようにしましょう。

 

身だしなみの基本  どんなに有能(ゆうのう)であっても、他人に不快感を与えるような不潔(ふけつ)な身なりをしていては、ビジネスマンとして失格(しっかく)です。好印象を持ってもらうためには、清潔な身だしなみは必須(ひっす)条件といえるでしょう。文字通り折り目正しい印象を相手に与えます。また、職場での服装はファッションではなく「仕事の服」であることを念頭(ねんとう)におき、華美(かび)になりすぎないことも大切です。⑵服装規定がある職場の場合は、それに従います。そうではない場合は、周囲に合わせればよいでしょう。業界や社風によって服装に対する意識は微妙に異なるものですが、職場独特のセンスに慣れるには、時間がかかるかもしれません。新人のうちは周囲より控え目でいれば間違いないでしょう。個性的である必要はありません。⑶身だしなみとは、服装などのことだけではありません。身体生理に関連することにも気を配りましょう。口臭や体臭、昼食に食べたもの、汗のにおい、髪や足のにおいなども、人を不快にさせてしまうものです。周りの人が気づいても指摘しにくいので、当の本人が自覚して、エチケット違反しないように心がけましょう。

 

雰囲気や格式(かくしき)に合った服装  

最近はホテルやレストランで行うパーティーに出席する機会が()えてきました。こうしたパーティーのほかに?家庭でする私的なパーティーもあります。それぞれのパーティーの個性や格式、あるいは雰囲気合っ

た服装や動作をするのが、パーティーに出席する人の務めです。

 ディナーパーティーや晩餐会のときには正装(せいそう)を要求されることがあります。そのときには、男性はイブニングコートかタキシード、女性はイブニングドレスまたは留袖(とめそで)振袖などを着用(ちゃくよう)します。

 平服(へいふく)でいい場合でも、そのパーティーの格に応じて,ドレッシーなスーツやワンピースを選ぶのが常識です。

 カクテルパーティーや飲み物が主体のパーティーでは、フォーマルな感じの服装で出席します。

 ビュッフェパーティー、いわゆる立食(りっしょく)パーティーで、最近ではこの形式のパーティーが特に増加しました。あまり長く一ヵ所に留まらず、テーブルを適当に移動して、いろいろな人との会話に加わります。平服の場合が多いのですが男性なら、ブラックスーツかダークスーツ、女性はワンピースかドレッシーなスーツがいいでしょう。ガーデンパーティーもほぼ同じです。

 

第二節 姿勢(しせい)

 

姿勢をよくしなければならない理由は、一つには自分自身の心身の健康を(たも)つためであり、もう一つは相手に好ましい印象を与えるためです。

立つ、歩く、座るなどは日常の基本的な動作ですが、これらの動作を美しく見せる秘訣(ひけつ)は姿勢をよくすることにあります。

美しい立ちの姿勢  立っているときも、座っているときも、かならず背筋(せすじ)をぴんと伸ばしまっすぐ前を見て、やや緊張感(きんちょうかん)を保つくらいの気持ちでいると引き締まった立ち姿を保つことができます。疲れているからといって、だらしない姿勢は許されません。あなたの仕事がお客様と接する機会が多いなら勿論のこと、同じ社員同士でも上司(じょうし)や先輩にどんなときでも見られていることを忘れないでください。固くならないように,背筋を伸ばし肩と両腕の力を抜いて、自然に下ろし指先を軽くそろえます。膝をぴったりつけ、つま先を20度、男性は40度開きます。顎を引き?目線は水平にします。伸ばした両手を前で組んであわせていてもいいです。猫背(ねこぜ)になって前かがみになると、お尻が後ろに突き出てみってともなくなります。反対におなかを前に突き出して、そり返るといばっているみたいです。

美しく座る姿勢 

 

椅子には左から入って座り、左側に出て立つのが原則です。座るときは椅子の左に立ち、右手で椅子を後ろに引き、左足を前に出し、右足をなかに入れてから、左足を右にそろえて座ります。椅子から立つときはいすを後ろに引き、左足を横に出し、右足を左足にそろえてから立ちあがります。

 改まった席では椅子の背を静かに引き、あまり深く腰をかけないで、ゆっくりと腰を下ろします。座っているときは背を伸ばし、両手は軽く前で合わせておきます。低い椅子にかけるときは両膝(りょうひざ)と両足先をそろえて、下肢を(なな)めに流した座り方が美しく見えます。(ひじ)かけ椅子に両肘(りょうひじ)をかけてふんぞり返ったりしません。肘をかけても片肘(かたひじ)だけならいいでしょう。ソファの場合、背筋を伸ばし、背もたれとの間ににぎりこぶし一個分の空間をとります。立ち上がったときは、椅子を元の位置に戻すことも忘れないようにしましょう。

美しく歩く姿勢 

美しい歩き方は背筋を伸ばしてさっそうと歩くことです。前かがみにならず、そり返らず体をまっすぐにしたまま、ひざを折らずに前に出し、かかとから着地(ちゃくち)して歩きます。体重は踏み出した足に移るように歩きを進めると軽やかに見えます。頭の位置をうごかさないで、(あご)を引いて視線(しせん)は前方に。腰を横に振らず、腰から上を上下左右にゆれないように安定していることが必要です。一定の歩幅(ほはば)で、リズミカルに歩きます。正しい姿勢はいちばん楽な姿勢といえます。猫背や肩を怒らせた歩き方は見苦しいだけでなく、本人も疲れるもとになります。

第3節 面接

 まず、面接へ行く前に、持っていくものや見だしなみのチャックをしておいたほうがいいでしょう。第一印象はとても大事だからです。

さて、面接は、採用する側が応募者本人と直接会い、応募書類の記入事項の確認や書類だけではつかめない人間性を探るためのものです。応募者が自社の社風に会うかどうか、協調性はあるか、仕事への熱意がある

か、人間的な魅力や生き方に信念があるか、などがチャックポイントとして見られます。それでは、これから実際の流れに沿って、面接のマナーをチャックしてみましょう。

 

ドアをあけて入る  部屋に入る前に必ず2、3度ノックして応答を聞いてから、左手でノブを回し、ドアをあけて入るのがマナーです。部屋に入るときは「失礼いたします。」と軽く会釈をし、自分の体をドアにむけて、内側のノブを右手に持ち替えてドアを静かに閉めて、目的の場所に向かいます。

面接官に軽く一礼(会釈15度)し、「失礼いたします。」と言います。そして、面接官の前に進み、椅子の左側に立ちます。

背筋を伸ばし、踵を付け、爪先を少し開いて直立不動の姿勢を取ります。男性は、手は真っ直ぐ伸ばして、ズボンの折り目に添えます。女性は、手は前で重ねます。笑顔で、明るく、視線を面接官に向けて「〇〇(姓名)と申します。よろしくお願いいたします」と言って、30度のお辞儀をします。

椅子に座る

面接官:「どうぞお座りください。」と言われたら、

応募者は:(立ったまま)「はい、ありがとうございます。失礼いたします。」と言って座ります。

座るときの姿勢

背中は軽く椅子の背に付け、背筋を伸ばします。

男性は手を軽く握って膝の上に置きます。女性は手は重ねてひざの上に置きます。

 

面接官:「私は人事の〇〇です。こちらは〇〇です。

「〇〇さん、貴方の(経歴/自己紹介/自己PR…)をしてください。」

応募者:(軽くうなずき、面接官の目を見ながら返事をします。「はい、私は…」)応募書類にまとめてある内容を落ち着いて話します。

本論に入る

 志望動機、退職理由、性格(短所、長所)、前職の仕事内容。職務経験、その他さまざまな角度から硬軟織り交ぜた質問がなされるでしょう。

応募者が注意するのは以下の点でしょう。

応募者は自信ある態度で、ハキハキと答えます。

まず結論を述べます。聞かれたら理由を具体的に説明します。

質問の意味が分からない時、分からないまま曖昧な答えはしないほうがいいでしょう。

「申し訳ありません。もう一度おっしゃっていただけますか。」「…というのは、…ということでしょうか。」と尋ねます。

笑顔で相手の目を見て話します。ジェスチャーを交えてもいいです。

終了から退室まで

面接官:「それでは、最後に何か質問はありますか。」と尋ねられたら、質問することがあれば、

応募者:「はい、…について、お聞かせください。」と尋ねましょう。

面接官:「はい、それではこれで結構です。結果は〇〇日後に、〇〇の方法でご連絡いたします。」

応募者:(椅子の左側に立つ)「本日はありがとうございました。是非よろしくお願いいたします。」(心を込めて最敬礼―45度のお礼儀)

 

退出するときは、ドアの前でもう一度部屋のほうに向き直り、部屋の中の人に一礼します。再びドアのほうに向き左手でドアを開けます。体を部屋の中に向けて立ち、右手でドアを閉めます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

紹 介

紹介は人間関係を作っていく上で、よく利用される方法です。人間は知り合いとだけ付き合えばよいわけではなく、いろいろな機会に知らない人と知り合いになることで、社会生活を複雑にしていきます。ですから、必要な社交関係や望ましい友情関係は人と人とがうまく知り合うことから発展するのです。

 

第一節 自己紹介

 

初出勤(はつしゅっきん)の日や歓迎会、訪問先など、自己紹介をする機会は案外多くあります。

苦手だという人も多いかもしれませんが、自己紹介は自分をアピールする絶好のチャンスです。上役や先輩、訪問先で好印象を持ってもらえれば、今後のつきあいもうまくいくでしょう。緊張することはありません。固くなりすぎず、ハキハキと自分をアピールしましょう。

自己紹介を始めるときは、まず立ち上がっておじぎをします。緊張してしまったら、深呼吸(しんこきゅう)をして間を置いてみると落ち着きます。大きな声で元気よく、気持が高揚(こうよう)しているときはゆっくりと話すくらいで、ちょうどよいものです。

名前はフルネームで名乗り、必要なことを簡潔(かんけつ)に話します。趣味かちょっとした自己アピールを一言加えると、それをきっかけに相手とコミュニケションがとりやすくなることもあります。おじぎで締めくくります。

歓迎会などでインパクトをあたえようと、ジョークやギャグを連発(れんぱつ)するのは逆効果です。学生時代のくだけすぎたノリで(のぞ)んでは「学生気分が抜けていない」と軽く見られることもあります。

TPOに応じた言動(げんどう)をするのが会社人としての条件といえます。

自己紹介例

青森大学出身の伊藤一雄(かずお)です。高校時代からずっと応援団をやっていたので、声がやたらデカイです。電話の声が大きくてご迷惑をおかけしたら、ひと言注意してください。△△部には先輩も何人かいらっしゃるので、そのご活躍(かつやく)ぶりを目標に頑張ります。よろしくお願いいたします。

 

第二節 紹介の仕方

 

 紹介はパーテなどの集まりの席で、初対面同士を引き合わせる場合、サークルへ新しいメンバーを紹介する場合など、いろいろな場面があります。紹介する時は名前だけでなく、その人の所属する会社や組織、自分との関係などを()()えるようにすると、より親切です。ただし、あまり知らない相手をむやみに紹介すると、かえって迷惑をかけることもありますから、その人の立場や気持ちを配慮して、無責任な紹介にならないように注意します。

1、紹介の順序

紹介では、だいたい決まっている形式を(まも)ることが必要です。初対面の人どうしを紹介する場合は、その順序が重要です。紹介の順序は、基本的には目下の人を目上の人に紹介します。同じ会社の人、自分の近い身内はいつも目下であると覚えておくようにしましょう。また、人数が多ければ多いほど複雑になりますから、以下の原則を頭に入れておく必要があります。

① 自社の人と他社の人では、自社の人から紹介します。

「ご紹介させていただきます。こちらはわたくしどもの課長の○○です。」自社の人が複数であればまず自社の上司から紹介します。「私どもの部長の○○です。」と言うように、役職名を頭につけて客に紹介します。他社に同行者を伴って訪問した場合は、まず「当社の○○課の○○です。」と言って同行者を紹介します。客のほうも、「○○会社の部長の○○様と課長の○○様です。」と、上位の順に一人ずつ紹介します。また、社外の人に紹介する時は、上司であっても「さん」づけしないで、呼び捨てにするのが正しいマナーです。

② 年少者と年長者では、年少者を先に年長者に紹介します。

「吉田先生、大学の時の友人の池田です。」

「池田君、弁護士の吉田先生です。」

③ 役職が低い人と高い人では、役職の低い人を先に高い人に紹介します。

「吉田先生、○○会社の総務課長(そうむかちょう)の○○さんをご紹介させていただきます」           

④ 男性と女性では、男性を先に女性に紹介します。

「木村さん、同じ会社の伊藤君です。あなたにぜひ引き合わせてくれと言いますので-。」 

3.5

⑤ 身内の人と他の人では、身内の人を先に紹介します。

「本田さん、姉の真由美(まゆみ)です。三年前に広大の英文科を出て、ただいま花嫁修業中です。」

 

身内の紹介では、「姉です。」とか、「妻です。」とだけ紹介することは、相手に失礼になりますので、忘れずに名前を付け加えて紹介するようにします。

2、紹介の場面

 紹介の場面に応じて、紹介の態度や仕方も違います。

① オフ

オフスでの紹介は自分の部局や課の同僚をほかの部局や課の人に引き合わせる場合と、ほかの部局や課の人を自分の部局や課の人に紹介する場合などがあります。紹介の目的によって、簡略な紹介と正式な紹介があります。簡略な紹介なら、引き合わせる用件の内容、所属の課および姓名ぐらいを告げます。

② 会合やパーテ

自分が主催者(しゅさいしゃ)になったパーテなどでは、初対面同士の相客を紹介するのは主催者の役割です。紹介する時は名前だけでなく、その人の趣味とか、出身校なども付け加えると、話の糸口(いとぐち)になり、紹介された人同士の会話もはずむようになります。

③ 公共施設(こうきょうしせつ)

博物館や劇場などでは知人と会った時は、路上での場合と同じで、連れの人と相手とを軽く引き合わせたのち、別々の行動をとります。相手が自分と親しかった場合は、連れの意向を(たし)かめたうえ、「ご一緒にどうでしょうか。」、「あとでご一緒になりませんか。」と言います。その時なり、あとでなり、同一行動をとります。

④ 車中

電車や列車の中で、たまたま知り合いに出会った時は、連れの人と相手との気持ちを推測して、名前と勤め先、または、仕事ぐらいを軽く紹介するか、さらに趣味などまで細かく紹介して、友人関係に進ませるかを判断します。長い列車の中では、隣や同席の未知の人に自己紹介する場合は「わたしはどこそこまで参りますが、あなたは。」、「お天気がよくて、助かりますね。」とかの会話から自己紹介へ進めます。

⑤ 路上

   道路を連れと歩いている時、知っている人と行き会うことがあります。連れの人と相手とが前々から知り合いになりたいと望んでいる時には、よい機会ですから、正式に紹介します。そうでない時には、自分と相手のあいさつのついでに、「友人のだれそれさん。」、「同じ会社のだれそれさん。」と軽く連れの人や相手をお互いに紹介して、そのまま別れます。

 

第三節 名刺交換の仕方

 

仕事の上で、初対面の人と出会う時、まず行うのは

名刺交換です。名刺はその人の身分と人格を代表するもので、単なる紙切れなどと思わずに大切に取り扱うようにしましょう。現在の日本では、名刺の使用が多くなってきて、自分の氏名、職務よりも職業の業務内容を宣伝した形となっていますから、ビジネスの世界では名刺は必要不可欠(ふかけつ)です。

1、名刺交換の順序

① 1対1の時

目下の人から目上の人へ、訪問の場合は訪問した側から先に差し出すのがマナーです。

② 相手が複数の時

役職が上の人から順に渡します。

③ こちらが複数の時

上司や先輩が先に名刺を交換してから、(つづ)いて行います。

④ 相手のほうから先に差し出された時

あわてて同時に交換せずに、まず相手の名刺をきちんと受け取ってから「申し遅れました。」「ごあいさつが遅れ、大変失礼いたしました。」と一言を()えて、自分の名刺を出します。

2、名刺の差し出し方と受け取り方

① 差し出し方

名刺の交換は、名刺を両手で胸の高さに持って、立って行います。あらかじめ椅子に座って相手を待っていた場合でも、立ち上がって行うのが礼儀です。差し出す時に両手で、文字に指がかからないように持ち、「○○会社の○○です。」と社名、部署名、名前を名乗りながら相手が読みやすい向きで出します。名前は必ずフルネームを言うようにします。社外の人に対しての自己紹介は人間関係を広くし、仕事を進めるうえで重要ですから、明るい声で、はっきりと話し、表情や態度にも気をつけるようにします。読みにくい名前は説明をしながら渡します。「私の名前が読めますか。」「よく読めましたね。」など、相手を試すようなことは絶対にすべきではありません。また、折れたり汚れた名刺を差し出すのは相手に失礼なことですから、いつもきれいな状態を保つためにしっかりとした名刺入れを用意しておきます。名刺入れは上着のポケットなどすぐ取り出せる場所に用意しておきます。

訪問先で名刺を忘れてしまった場合は、けっして忘れたことは言わずに「大変申し訳ありません。今名刺を切らしております。」と言います。名刺の持ち合わせがない場合は「あいにく名刺を切らしていますが、○○課の○○です。」と、所属と氏名を名乗ります。いずれにしても、名刺を切らしたり、忘れたりすることはビジネスマンとしては、失格ですから、人に会う時は名刺を忘れたり、切らしたりすることがないように注意します。

② 受け取り方

名刺を受け取る時には必ず両手で受け取り、「頂戴いたします。○○様ですね。」「○○様ですね。よろしくお願いします。」と相手の目を見ながら、名刺の名前を復唱(ふくしょう)します。

読み方が分からない時は勝手(かって)に判断して、間違った呼び名で読んでしまうことは大変失礼な行為ですから、「お名前はどのようにお読みすればいいのですか。」「失礼ですが、何とお読みすればよろしいのでしょうか。」とその場で尋ねます。面談中、相手の名前を忘れたり、呼び間違えたら大変ですから、受け取った名刺はすぐ名刺入れにしまわずに、テーブルの上に置いておけば、相手の名前を忘れてしまった時に確認することができて便利です。

名刺は交換した相手が複数の場合は座席(ざせき)の順番に並べれば、顔と名前を覚えやすくなります。テーブルの上が必要書類などでスペースがない場合は軽く押しいただいて、名刺入れにしまってもかまいません。また、打ち合わせが終わったら、受け取った名刺の裏に会った日付、用件、特徴などをメモしたりしておくと、次回会う時の資料にもなり、便利です。名刺はあとで名刺ホルダーなどを利用して、五十音順、業界別、地域別などに整理したり、パソコンや携帯電話に連絡先を登録するなどしておきます。同じ企業の人の名刺が複数枚あれば、役職順など並べ方に工夫が必要です。

③ 名刺交換でのタブー

汚れた名刺を渡す。

片手で受け取る。

指が相手の名前にかかって隠したりする。

いただいた名刺をもてあそんだり、折りたたんだりする。

いただいた名刺にその場で何か書き込む。

いただいた名刺を忘れて帰る。

いただいた名刺の上に書類などをのせたり、床に落としたりする。

いただいた名刺を無造作にポケットに入れたりする。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

內交際術

会社の上役や先輩、同僚にはさまざまな人がいます。年齢が離れた人もいれば、考え方がまったく違う人もいます。仕事をスムーズに進めるには、そういった人たちと円滑にコミュニケーションをはかることが大切です。

 

第一節 失敗を未然(みぜん)(ふ せ ぐ )ぐコツ

 

多くの会社では派閥(はばつ)ができている場合があります。部署内の「部長派」「課長派」といったようなものから「社長派」「専務派」などの実力者どうしの対立、また、女性社員の小さなグループなどです。

「どちらかというと部長より」というレベルのものなら問題はないのですが、これらの派閥が他を排斥(はいせき)するような動きになったときは。職場の雰囲気が悪化(あっか)します。このようなトラブルに巻き込まれないようにしたいものです。

派閥を避けた交際 特定の上役.先輩.同僚とだけと付き合うことは避けます。

仕事以外の場所、たとえば食堂、昼の軽いスポーツや散歩、終業後のマージャンや飲食(いんしょく)()ては個人の家庭への訪問など、いつも特定の人たちとだけ付き合っていると、本人は「誘われたから。」、「帰る方向が同じだから。」、「寮の近所だから。」などと軽く考えていても、周囲はそうは理解しないことが多いです。最初からその気がなくでも「彼は○○派だ。」などとレッテルをはられたり、「あいつは係長に何を取り入っているんだ。」などと、痛くもない腹をさぐられることもあります。

若いうちはできるだけたくさんの人と接触(せっしょく)して、多角(たかく)的に多方面に友人、知人を得て人生を学んでいくようにするべきです。

コネで入社したり、同郷や出身学校の先輩などにはつい、他の人よりも接触が多いものですが、恩は恩、義理(ぎり)は義理ときちんとわきまえて、極端にべたべたした付き合いや依存関係は避けたいものです。

イヤな人の長所を探します イヤな人がこちらのシャクにさわるのは、こちらがイヤな人だとおもっているのに、誰も白い眼をしてその人をのけ者にしようとしなかったり、そういう人にかぎって上役や同僚の信任が厚かったり、後輩から好意をもたれていることが多いためです。だからよけいにイヤな人と悪感情を持つことがあります。

このことは裏返(うらがえ)せば、イヤな人だという判断は客観的に下したものではない、ということになります。主観的な感情がそうさせているのかもしれません。そこで、自分がイヤだとおもっていても他の人がほめたり、好意を持っているなら、そのイヤな人の長所や美点(びてん)を探してみることです。きっとどこかに共感や納得(なっとく)できる点があるはずです。とするなら、他のイヤな面はつとめて無視してその人の長所、美点を認めることです。そうすれば感情的に好意がわいてくる面が必ずでてきます。

オフ?ビジネスのタブー 一日の仕事が終了すれば、さっさと家路を急ぐというわけにはいけません。勤務終了後のちょっとした付き合いや、仕事中のプライベートな接触などが逆に仕事に興味をわかせたり、職場の連帯感を醸成(じょうせい)することが大きいのです。

事実、仕事がつまらない、会社が冷たいとこぼす新入社員の中には、このようなオフ.ビジネスの交際を拒否(きょひ)しているケースも多々あるのです。

他人のかげ口、噂話(うわさばなし)の発信人になりません 口うるさい先輩や上役の姿が見えなくなったとたんに、誰ともなくその人の悪口を言い始めることはよくあることです。なかには先輩が上役の悪口を言って、あなたに同調や同感を求める光景も見ることがあります。  

悪口や噂話の発信人になると、つぎつぎとそれが増幅(ぞうふく)され拡大され、当の本人の耳に入ったときはびっくりするほど針小棒大(しんしょうぼうだい)な話になっていることがあります。悪口や噂話(うわさばなし)の発信人になってはいけません。中継所(ちゅうけいじょ)になってもいけません。あなたのところで終着駅(しゅうちゃくえき)にしてしまうことです。つまり耳に入ったら軽く聞き流してしまうことです。

プライベートなニュースは相手が言い出すまでは話題にしません 

「ところで係長は大学のゼミは何をとったのですか。」

「課長の学生時代のお友だちはどんな会社に就職している人が多いんですか。」

「主任の奥さんはイトコの方とききました。」

たとえ悪気(わるぎ)がなく、話を()りあげようとして口にしたとしても、こういうプライベートな話題は相手が言い出すまでは無遠慮(ぶえんりょ)に口にするのは(つつし)むべきです。人にはそれぞれ、他人にわからない人生体験があり、心の深奥(しんおう)には複雑な軌跡(きせき)があります。それをおせっかいにあなたが辿(たど)ることはないのです。他人への好奇心はひかえめにしておくことです。

他人の趣味や道楽(どうらく)にはケチをつけません 趣味や道楽は人生の(いこ)いで、オアシスです。人から見ればつまらないことでも、本人にとってはこの趣味があるから人生を楽しくすごしていることもあります。囲碁(いご)将棋(しょうぎ)麻雀(まーじゃん)、ゴルフ、盆栽(ぼんさい)、切手やマッチのラベルのコレクション??????。人の数だけ趣味や道楽があると思ってよいです。

仕事では上役、先輩には敵わないが、趣味の話なら新入社員でも口を差しはさむことができるというわけで、軽く批判したつもりでも相手にとってはケチをつけられたようにも感じることがあります。「食物のうらみはこわい」といいますが、好きでやっている趣味や道楽にケチをつけられたと感じたうらみも、これまた食物以上にこわいものがあります。

社内の金銭貸借(たいしゃく)はなるべくしません

「わるいけど2千円ほど貸してくれないか。」  

「給料日に精算(せいさん)するから3千円貸してくれ。」

など、額が小さければ小さいほど気軽に貸し借りを口にしやすいです。しかし気軽ということは忘れることも多いです。

返済(へんさい)をキチンとしなければ、貸したほうも借りたほうも次第に精神的な負担になります。といって貸したほうは小額なら「あのお金、いつ返してもらえますか。」と聞くのも口はばかるし、借りたほうも借りたことを棚にあげて「それっぼっちのお金を催促するなど、がめついやつだな。」と弁解(べんかい)をしかねません。金銭貸借(たいしゃく)はなるべく避けるに越したことはありません。

アルコール?リレーションの心得 就職後のちょっといっぱいからはじまって、忘年会、新年会、親睦旅行会(しんぼくりょこうかい)、招待会,懇談会(こんだんかい)など、会社に入るとアルコールに接する機会が非常に多いです。アルコールとともに人生は語られ、グチが飛びかい、悲憤慷慨(ひふんこうがい)あり、明日のビジョンが展開され、ヒソヒソと会社の人事ニュースが潜航(せんこう)するなど、仕事の場では見られなかった人間模様が(かも)()されます。まさに酒席は「人生劇場」の一コマともいえます。人間関係が親密化するのも酒席(しゅせき)なら、破壊されるのもこれまたアルコールのとり持つ縁ということになります。

酒の誘いはむやみに遠慮したり,ガツガツしたりしません 「今晩一杯飲もう。」と上役、先輩から誘われることがあります。仕事が終わった後にまた彼らとつき合うのでは、自分の自由時間がなくなると考えて、「ほかに予定がありますから。」とさっさと帰ってしまう若者が増えています。しかし、酒のつき合いも仕事のうち、と信じている上役、先輩は、こんな新入社員のそっけない態度に「まったく今の若いヤツはつき合いをしらない。」と不快感を持ちます。

たしかに上役、先輩と酒を飲んでも窮屈(きゅうくつ)な思いをすることは事実でしょう。友人とワイワイ、ガヤガヤ楽しむようなわけにはいきません。しかし、誘われたとき、3度に1度ぐらい「ありがとうございます。」と素直に受けることです。待ってましたとばかりにはしゃぐのもみっともありません。酒席でブスっとしたり、ここぞとばかりガツガツ飲み食いするのも、ほめた図ではありません。

酒席のタブー 酒席(しゅせき)がその人間の命とりになることがあります。といってもフグに当たるとか深酒(ふかざけ)で心臓麻痺をおこすということではありません。酒席でのマナーや、つい口がすべったことが本人のビジネス生活に一生汚点(おてん)となって残るということであります。心すべきであります。

●経営方法や人物判定について批判めいたことは言いません。

●会社や上役について悪口を言いません。

●ふだん猫をかぶったようにおとなしい人が、意外と酒席では饒舌(じょうぜつ)になってヒンシュクを買うことがあります。

得々(とくとく)と知識をひけらかしてはいけません。

●宴会の余興(よきょう)でナンバーワンや寵児(ちょうじ)になってはいけません。しょせんはその場かぎりのことです。芸達者(げいたっしゃ)が翌日の仕事に評価されることはありえません。

●酒席を利用して自分を売りこんだり、日ごろの言動(げんどう)を弁解したりしてはいけません。

異性社員とのつき合い 職場生活の楽しさはチームーワークで仕事を立派になしとげたとき、帰りに気持よく酒が飲めたとき、昼休みに軽いスポーツやら囲碁、将棋、談笑(だんしょう)(きょう)じたときなどいろいろありますが、異性の存在も楽しさの一つです。

男性社員にとって美しい女性社員の存在は、彼女たちの持っているやさしさ,しとやかさ,清潔さ、こまかい気配りの良さなどを感じさせるもので、それらは仕事に直接に影響します。もちろん女性社員も立派な戦力(せんりょく)として期待される以上、彼女たちとの接触は男性社員たちに接すると同様に相互(そうご)尊敬の念を持つのは当然でしょう。

しかし、女性社員とのオン?ビジネス、オフ?ビジネスの接触のしかたが逆に職場生活を味気(あじき)ないものにしたり、あらぬ疑惑(ぎわく)の眼で眺められかねないこともあります。

先輩女性に甘えるな、同僚女性に先輩ぶるな 女性はおおむね世話好きです。この心理は多分に女性全体に共通する母性愛(ぼせいあい)的なものから出発しているのでしょう。しかも彼女たち先輩女性社員は男性社員のように頻繁(ひんぱん)配置転換(はいちてんかん)はありません。このことは裏返せばルーティン?ワ-ク(日常の事務)においては新入社員がとてもかなわないベテランです。この先輩女性社員たちがやさしい心づかいで、仕事にとまどっている新入社員に手をさしのべてくれることがあります。だからといって「彼女はオレに気がある」とか「特別に私を意識している」などとうぬぼれないことです。

助力(じょりょく)してくれるのをいいことに、なんでもこわい先輩に相談するよりも、やさしい女性社員に話を持ちかけるなどの甘えも禁物です。

また同僚の女性社員に先輩ぶった顔で、些細(ささい)な用事をいいつけるのもやめたほうがよいです。「kちゃん、これコピーしておいてくれよ。」「ミッちゃん、オレ昼ザルそばだから早目に注文してくれ。」などと言ってはいけません。

女性社員に平等に声をかけます机が隣り合わせだから、毎日親切に仕事を教えてもらっているからといって、個人的に終業後に食事や喫茶に誘ったり、昼の休憩に連れだって散歩に出かけたり、プレゼントしたりはしないことです。

 入社早々(そうそう)に特定の女性社員と親しくつき合うのは、その真意(しんい)に不純なものはなくとも、周囲の目から見ればあまりよいものではありません。女性社員の多い職場ではヘタをすると全女性社員から反感(はんかん)を買い、つまらぬことを上役に告げ口されることもあるからです。

 女性のいやがる話題を口にしません 仕事もまだロクにできないのに、男女間の微妙な雰囲気には敏感であったり、わざと女性社員が嫌悪感(けんおかん)をもつようなことを口にしたりする新入社員がなきにしもあらずです。当の女性社員や上役、先輩の(まゆ)をひそめるようなことはすべきではありません。

 女性のいやがる話題は慎みましょう 女性社員の容貌(ようぼう)やファッションの批評をしません。特定の女性社員の長所、短所を周囲に言いふらしません。虚栄心(きょえいしん)嫉妬心(しっとしん)をあおるような言動はしません。

 

第二節 上役、先輩との接し方

 

上役や先輩と接するときは敬意を持って謙虚(けんきょ)な態度を心がけましょう。呼ばれたらまずは返事をします。メモをとる用意をして早めに相手の席まで行くようにしましょう。

指示を与えられたときはそれを忠実(ちゅうじつ)にこなし、約束の期限を守ります。長くかかりそうなときは中間報告をするなど、まめな報告も必要です。部下が何をしていて、どのような状況にあるのかつかめない状況を、上役は不安に思うものです。上役が気にする前に逐次報告をしましょう。現状を把握してもらえ、その都度アドバイスをもらうこともできます。

こうしたことの()(かさ)ねにより、上役、先輩との信頼関係が深まっていくのです。

上役、先輩の間でまごつかないために 

①人それぞれの気質や性格を早く理解した方がいいでしょう。ちょっとした失敗を「まあ、いいさ」と笑ってすます上役、先輩もいれば、目くじらをたてて叱る人もいます。前者がいい人で、後者が悪い人ときまっているわけではありません。人間は自分にとって好感をもてる人はよい人で、そうでない人には悪感情を抱きやすいですが、これではいつまで経ってもお互いに理解することはできません。なぜなのか、どうしたらよいか、をたえず考えながら仕事を進めれば、上役、先輩があなたに対する態度も次第に変わってくるし、同時に彼らの気心(きごころ)も知ることができます。

 

②ちょっとした注意が必要なこと。

●他人(来客や社内の人)と用談中(ようだんちゅう)の相手に急用を伝えたいときは、必ず「お話し中失礼ですが。」と断ります。

●親しい先輩だからといって、ぞんざいな口はききません。

●くわえたばこで廊下を歩いたり、たばこを吸いながら上役、先輩の指示を受けてはいけません。

●パソコンや電卓(でんたく)を使っている人に話し掛けるときは時期を見はからいます。

上役、先輩との接し方のポイント 

人生のベテラン、豊富な体験の持主という尊敬の気持を失わないこと。

進んで助言や忠告を求めること。

接する機会を多く持ち親しみを持つこと。

悩みごとの相談にのってもらうようにすること。

かげで悪口を言わないこと。

先輩をさしおいて出しゃばらないこと。

好き、嫌いの感情を露骨(ろこつ)に出さないこと。

⑧ 派閥のなかに巻き込まれないこと。

上役、先輩に質問するとき、答えるとき

上役、先輩に質問するときは、つぎのような順序がよいです。

上役、先輩の情況をみる→②呼びかける→③相手の返事によって都合を聞く→④その後、必要な事柄を要領よく聞く。

 たとえば、上役が自分のデスクで資料に目を通しているとします。

 自席で上役を見て今大丈夫だと判断がついたら(①)、そばへ行って、「部長」(②)と呼びかけます。

「ン、なんだい?」、「いまよろしいでしょうか。」(③)

「ウン、いいよ、何かね。」

「実は先日からのA社の当社に対する仕様変更の件ですが?????。」

ところで問題は(③)の質問内容の述べ方ですが、一人よがりの述べ方はいけません。

「先だってのアレですがね、どうも時期的に遅いもんですから、ちょっとウチでは今ごろになってはムリですね。どうしますか。」

これでは、アレとは何か、時期的に遅いとはどの程度遅いのか、ムリとはどういうことなのか、そして結局どうしようというのか、上役にはさっぱりわかりません。上役が聞き返さなくてもいいような質問のしかたをすべきです。

「先だってからのA社の当社に対する仕様変更の件ですが、工事にとりかかって二ヶ月経った現在では、工事の進行と資材の関係で先ず変更は80%無理です。A社からはそこを何とかと言ってきているのですが、部長のお考えはどうでしょうか」。

 このやり方なら部長も指示しやすく、答えやすくなります。 

 要するに、答えを出しやすくする“問い”が適切な質問や照会ということになります。

ま た、上 司や仲 間と のつ よ い信 頼関 係を保 つに は、「ほ う、れ ん、そう、(報 告、連 絡、相 談)」が大 切です。

質問に対しての答え方

 上役、先輩の質問の意図を察して答えることが立派な応対になります。

たとえば、遅刻したとき、上役が青筋を立てておこります。

 「今ごろ何時だと思ってるんだ。」

 「ハア、9時35分です。」

 これでは「このバカもの!」とやられます。

 「申しわけありません。ご迷惑をおかけしました。」ぐらいのことは、上役の胸中を察すればすぐ口をついて出てくるはずです。

 「木村君、キミに頼んだ書類はどうした?」
 「はい、あと1時間ほどおまちくださいませんか。そうですね、遅くとも3時半までには全部できます。」と具体的な時間を示せば上役は安心します。

 「鈴木君、きのうキミに話した件だがね。もうすこし()せておいてくれないか。」

 「はい、承知しました。伺わなかったことにします。何でしたら、メモを破りましょうか。」と相手の意図を察し、警戒心(けいかいしん)や不安を(ぬぐ)()る応対もビジネスでは必要になってきます。

叱られたときはどうしますか

 人は誰でも自分の知らない自分をもっています。たとえば、自分の寝顔を見た人もいなければ自分のイビキを聞いた人もいません。しかし、自分の知らない自分のことは他人はよく見ているものです。その知らない、気づかないところを指摘されるのが小言(こごと)、注意、叱責(しっせき)、忠告ということです。

 注意や叱責を受けたら

素直(すなお)に詫びます。 

言いわけや申し開き、反発などは謹むことです。もし相手が誤解しているなら、最後まで聞いてから「おコトバを返して申しわけありませんが、」と静かにこちらの意見を述べればよいです。

聞きながら相づちをうつことです。 

沈黙したままで相手の言い分を聞くことは、相手は自分の言い分を無視している、反感を持っているなどとうけとります。だからこれに耐え切れなくなったとき相手は言うものです。「黙っていないで何とかいったらどうだ。」「返事くらいしたらどうなんだ。」と。

納得(なっとく)したら決意や(ちか)いを述べることです 

「申しわけございません。今後はこういうことをしないようにします。」「おっしゃるとおり、今後は今のお言葉を生かすように努力します。」などです。ただし、これらが当面の相手のホコ先をかわすだけの言葉であってはならないのはもちろんです。

発言(はつげん)のエチケットを守る

①発言のエチケット ?発言を独占(どくせん)しません。?他人の話の腰を折りません。?他人と同じことを繰り返しません。?感情的でなく理性的に考えます。?思いつきで話しません。?身近な事実を(もと)にします。?理解できるコトバを使い、聞こえる声を出します。?目的に沿った内容を話します。?皮肉や当てこすりは言いません。?相手がムッとするような質問のしかたや反対意見の述べ方はしません。

ひそひそ話はやめます 提案や趣旨(しゅし)の説明があったり、意見が発表されているのにもかかわらず、隣り近所とひそひそ話をするのは見苦しいのを通り越して(かん)にさわるものです。

もしもそのひそひそ話が議題に関係のあることで自分に理解できないものなら、挙手(きょしゅ)をして質問するなり、司会者や議長に()(ただ)すべきです。ところがたいていの場合は当面の議事や内容に関係のないものが多いので困るのです。

他人の発言をよく聞いていることです

「それはキミ、A君がさきほど言ったじゃないか。」「何回同じことを言わせるんだ、もっとよく聞いていなければだめじゃないか。」「キミは何を言っているんだ。そんなことを聞いているんじゃないよ。」などと非難されるのは、ほとんど他人の発言を聞いていないことからおこります。

もしも他人の発言がよく聞こえなければその旨を言うなり、聞える席に移動するなり積極的姿勢がほしいです。まして、発言をうながされて、「何ですか?もう一度言ってください。」「すみません、ちょっとほかのことを考えていたもので?????。」は醜態(しゅうたい)です。

他人の発言を認める言い方をします。

どのような発言でも、すべての人に認められたり、受け入れられたりするとは限りません。自分の意見が認められない、または受け入れられないとき、反対意見を率直(そっちょく)に満席の中で言うのはどうでしょうか。一応は発言者のプライドを守り、つぎに自分の意見を相手に受け入れさせるムードをつくることが必要になります。「いまのAさんの意見ですが、Aさんの立場ではごもっとものことと思います。しかし私は別の面からこんなことを考えたのですが?????。」「B課長のおっしゃったことを非常に興味(きょうみ)深く聞かせていただきました。ところで課長のお話の中にちょっと()に落ちない点があるのでお聞きしたいのですが?????。」という具合に言えばよいでしょう。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ビジネス文書

ビジネス文書はビジネスを正しく円滑に進めるためのものです。正確に伝える、記録として残すことを目的としてビジネスの文章は作成されます。正しく伝えることが第一です。用件を簡潔、明瞭にまとめることも重要です。

 

第一節  社外文書と社内文書

 

 ビジネス文書には社外文書と社内文書があります。どちらも会社の意思を表すために一定の手続きを()んだ上で、公式(こうしき)に作成するものです。社内文書は社内情報を伝達し、業務を円滑に行うために社内を行き来するもので、社外文書は取り引先や客先など社外の第三者に対して出すためのものです。。

1、社外文書 社外文書には「招待状」「案内状」「注文状」「詫び状」「通知状(つうちじょう)」などがあります。取引先や客先などに向けて送るものなので、いずれも礼儀を重んじた文書にしなければなりません。一般的な文書の構成は、まず「拝啓」「拝呈(はいてい)」「啓上(けい じ ょ う )」、前文省略する場合は「前略」「冠省(かんしょう)」「前省」などの頭語で始まり、業務上のあいさつ、前文、本文へと続きます。用件を述べたら、末文を添え、結語(けつご)で結びます。

  頭語(とうご)が「拝啓」のときは結語が「敬具」、「前略」なら「草々」というように、頭語と結語はそれぞれ決まった組み合わせがありますから、頭語と結語は必ず呼応させます。

季節を表した時候のあいさつは、次の表にあるように一般的につかわれるものが決まっていますが、慣れてきたら自分なりにアレンジしてみるのもよいでしょう。

 

時候のあいさつ

1月 新春(しんしゅん)(こう)、年も改まりましたが、厳寒(げんかん)の候、寒

気ことのほか厳しい毎日が続いております、雪は

豊年(ほうねん)のきざしだと申しますが、一面の銀世界、ス

キーの好季節となりました

2月 立春の候、余寒なお骨身(ほねみ)にこたえる日が続いて

おります、立春とは名ばかりで、梅のつぼみもそ

ろそろ膨らみ始めました、遠山の白雪(はくせつ)もいつの間

にか消えて

3月 早春(そうしゅん)の候、日増(ひま)しにあたたかさを加えるころと

なりました、ようやく春めいてきた今日このごろ、

そよ風が春の訪れを告げ、朝夕はまだ冷えますが

(よう)ざしはすっかり春です

4月 陽春(ようしゅん)の候、桜花の候、花の便りも聞かれるころ

となりました、春光(しゅんこう)うららかな日よりとなりまし

た、花に代わって若葉の緑が美しく、春風(はるかぜ)穏やか

なこのごろ。

5月 新緑(しんりょく)の候、若葉のみぎり、新緑(しんりょく)がまぶしい季節となりました、青葉を渡る風も懐かしく感じられるようになりました、雲のたたずまいにも夏の近さを思わせます

6月 梅雨の候、うっとうしい梅雨に季節となりまし

た、初夏(しょか)の風もさわやかな日を迎えております、

梅雨あけが待たれる今日このごろ、例年にも増し

て長梅雨のようで

7月 盛夏(せいか)の候、いよいよ本格的な夏を迎え、連日厳

しい暑さにむされるころとなりました、生ビール

のおいしい季節となりました、(せみ)がいち早く夏を

知らせてまいりました

8月 残暑の候、立秋とは名ばかりの酷暑(こくしょ)が続きます

が、相変わらず暑い毎日が続いております、空の

色も澄んできて、なんとなく秋の気配が感じられ

る今日このごろ

9月 初秋(しょしゅう)の候、さわやかな秋風が心地よい季節、秋

色を帯びてまいりました、虫の音の美しい季節と

なりました、一雨ごとに秋が深まり、朝夕しのぎ

やすくなりました

10月 秋冷えの候、街路樹(がいろじゅ)の葉も日ごとに()ばんでま

いりました、早くも紅葉の便りを耳にする季節と

なりました、秋たけなわとなりました、日増しに

秋も深まってまいりました。

11月 晩秋の候、町に落ち葉も散り敷くようになりま

した、日ごと冷気(れいき)が加わり、初霜(はつしも)の便りも聞かれ、

そろそろこたつの恋しい季節となりました、うら

らかな小春日和(こはるびより)が続いております

12月 初冬の候、木枯らしに一段と寒さを感じるよう

になりました、雪の中に寒椿(かんつばき)がみごとに咲いてい

ます、今年もはや師走となりましたが、年の()

押し迫り、あわただしい年の瀬を迎え

 

 また、時候のあいさつを手短に済ませたいときは、「時下(じか)」を使うと、どんな季節にも対応できるので便利です。「時下、いよいよご発展のこととお喜び申し上げます」「時下、ますますのご清栄(せいえい)のこととお慶び申しあげます」という具合に使います。用件を述べ終えたら「略式ながらー」などの末文(まつぶん)を添え、結語で結びます。日付と発信人名、宛て名を忘れずに記入しましょう。

 会社名と自分の名前は省略することなくフルネームで記し、住所や電話番号は、必要に応じて判断してください。

 

社外文書の基本フォーム

第○○

平成○年○月○日

○○商店 御中(おんちゅう)

○○株式

営業部○○○○

④製品展示会

謹啓(きんけい) 向寒(こうかん)の候、貴社ますますご清栄(せいえい)のこととお慶び申し上げます。平素(へいそ)は格別のご高配(こうはい)(たまわ)り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社(へいしゃ)ではこのたび、製品展示会を開催することになりました。

 従来の製品に加え、性能をさらに上回る新製品の展示も予定しております。

ご多用中の折、誠に恐縮(きょうしゅく)ではございますが,下記によりぜひお運び賜りますようご案内申し上げます。

謹白(きんぱく)

 日時 平成○月○日 午前10時~午後5

 場所 ○○会館大ホール

    東京都渋谷区○―○―○(JR渋谷駅南口より徒歩○分)

    TBL0312345678

⑨以上

担当○○部 ○○內線888

①文書番号と発信年月日:文書の整理をしやすくする。 ②宛て名:会社名、役職名、氏名を書く。会社や部署宛(ぶしょあて)の場合は「御中」、役職名のときは「様」、大勢の人宛(ひとあて)は「各位」とする。 ③発信者名:社名、所属部署、氏名を書き押印(おういん)。必要に応じて住所、電話、FAX番号、Eメールアドレスを明記する ④件名:内容がひと目でわかる見出し ⑤前文:拝啓などの頭語の次に、時候安否のあいさつなどがはいる。 ⑥主文:「さて」で始まり、主旨(しゅし)を簡潔にまとめる。 ⑦末文:締めくくりのあいさつと結語でしめる。 ⑧記:日期、品名、金額、数量などは記としてまとめ、個条書きにする。 ⑨文書の結び:右下に以上と

書く。 ⑩ 担当者名:直接の担当者と連絡先を明記する。

頭語と結語の対応

 

頭語

意味

結語

意味

普通の場合

拝啓

謹んで申し上げる

敬具

敬いしたためる

啓上

謹んで申し上げる

敬白

敬って申し上げる

丁寧な場合

敬啓

謹んで申し上げる

謹言

謹んで申し上げる

前文を省く場合

前略

前のあいさつ文を省く

草々

とりあえず

冠省

前文を省略して申し上げる

不一

十分に意を尽くさない

急ぎの場合

急啓

急ぎ申し上げる

草々

とりあえず

返信の場合

拝復

返信をさし上げる

敬具

敬いしたためる

前文 

相手の安否を気遣うあいさつ(相手が会社の場合)

span style='mso-ignore:vglayout; ;z-index:1;left:0px;margin-left:141px;margin-top:4px; width:14px;height:54px'       ご清栄 

       ご発展 のこととお慶び申し上げます

       ご隆盛 

貴社(貴店)におかれましてはますます 

span style='left:0px; ;left:141px;top:-1px;width:14px;height:85px'       ご盛栄

       ご盛祥 と拝察し申し上げます

       ご繁栄 のほど,何よりと存じます

       ご清祥

(相手が個人の場合)

span style='left:0px; ;left:83px;top:-1px;width:14px;height:106px'ご壮健

       ご清栄 のこととお慶び申し上げます

span style='mso-ignore:vglayout;;z-index:3;left:0px;margin-left:0px;margin-top:0px;width:88px; height:46px'
span style=';mso-ignore:vglayout; left:0pt;z-index:3'

―様におかれましてはますます

―様におかれ ご健勝 と拝察申し上げます

 ご活躍 のほど、何よりと存じます

      ご清祥

感謝を表すあいさつ

平素は格別のお引き立てに預かり厚く感謝申し上げます

日頃は過分のご愛顧(あいこ)を賜り心からお礼申し上げます

毎度身にあまるご協力をいただき誠にありがたく存じます

いつも特別のご支援をいただき謹んで御礼申し上げます

常日頃一方ならぬご指導下さり誠にありがたく存じます

 

末文

結びのあいさつ

●なお宜しくご指導賜りますよう(きり)にお願いいたします

●今後とも一層ご愛顧くださいますようよろしくお願い申し上げます

●なお貴社ますますのご隆盛(りゅうせい)を心からお祈りいたします

●まずは取り急ぎご報告申し上げます

●よろしくご査収(さしゅう)くださいますようお願いいたします

督促狀(れい)

                        第○○

                   平成○年○月○日

○○株式社 

○○課長様

○○株式会社

○○営業部○○○○

前略 先日、貴店に向けて発注(はっちゅう)いたしました○月○日納期(のうき)の下記商品がまだ到着しておりません。至急(しきゅう)、納入のご手配をお願いします。

 まずは取り急ぎ、お願いまで。 

草草々

1、品名、数量 カタログ115 10ダース

        カタログ3-6 50ダース

2、納期    平成日 

以上

 

注文書の例

○○○○株式

○○部

○○○○様

                   平成○○

                    株式社○○○○

○○部長 ○○○○

○○○○○注文書

拝啓 時下ますますご清祥(せいしょう)のこととお慶び申しあげます。

 さて、貴社お取扱商品(とりあつかいしょうひん)のうち、下記の商品を注文いたします。至急お手配をお願い申し上げます。

敬具

             記

1.品名○○○○○

2.数量○○○

3.納期

以以上

担当○○○○○○

電話0352023549

 

(ㄔㄨ)(ㄏㄜˊ)通知書の例

20○○年6月2日 

協同組合御中(きょうどうくみあいおんちゅう)

広島市中区本通8-24

電話0822468822

多山株式会社

出荷のご案内

拝啓

 貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

 日頃は格別の温情(おんじょう)を賜り、お礼申し上げます。

さて、貴簡(きかん)5月29日付第108号でご注文賜りました、吉田製造株式会社製WWFSにつきましては、本日メーカーより6月1日トラック便にて出荷した旨通知を受けましたので、ご連絡差し上げます。

現品は6月6日、貴社品川第一倉庫に納入される見込みです。万一にも不良品などはないものと確信いたしておりますが、貴着の節は荷解(にと)きののち、一応お調べの程お願い申し上げます。

なお、お手数ながら同封の納品(のうひん)受領書にご署名ご捺印(なついん)のうえ、折り返しご返送いただきますよう、よろしくお願いします。

敬敬具

 

着荷(ちゃっか)通知書の例

 

0○○年3月15日

河川商事株式社殿

             北九州市小倉北区本2-3

                河村販売株式会社

                電話0935311589

着荷のご通知

前略

昨日トラックにて出荷いただきましたx商品ならびにy商品については、本日納品(のうひん)書通りに確かに受け取りました。着荷後直ちに荷解きして調べましたところ、一部梱包(こんぽう)に水濡れ個所が認められましたので、お知らせいたします。

 水濡れは、輸送時の(ほろ)かけの不良によるものと思われますが、幸いダンボールの表面部分のみでした。水濡れ梱包のそれぞれの商品は販売に差し支えございませんので一応受け取りましたが、今後充分にご注意くださいますようお願い致します。

 まずは、着荷のご通知まで。

草草々

 

2、社内文書 社内文書は社外に発信する社外文書とは違って、結論がさきに来るようにします。礼儀や格調よりも効率を重んじます。季節のあいさつや相手の繁栄をたたえる前文などは省略し、件名の後、いきなり本文にはいります。文章がだらだら長いのも、読み手には読み辛く、理解しにくいものです。短く区切ったり、箇条書きにする方がいいです。簡潔、明瞭、適切な提出時期などが重視されます。結語もつかいませんから、本文の最後は「以上」で締めます。社内文書には「指示書」「稟議書(りんぎしょ)」「企画(きか く )書」「報告書」「通知書」「照会(しょうかい)書」「回答書」「依頼書」などがあります。

社内文書の基本フォーム

第○○○○

平成○○年○月○日

③○○○○課長

④マーケティング部広報課(こうほうか)

⑤「週刊○○○○」掲載(けいさい) 写真提供のお願い

⑥「週刊○○○○」(月日発行)の記事中で、この度、新製品○○を紹介していただけることになりました。

 つきましては、下記の写真データの提供をお願いします。

○○のPRにはまたとない機会ですので、ご協力、よろしくお願いします。

1、写真の内容 ○○の○○倍拡大写真 1点

2、提出期限  ○月○日○時

3、送付(そうふ)方法  データは、メール、もしくはCD―ROMにて、担当者まで送りくたさい

4、使用目的  「週刊○○○○」○○○○特集

⑧以上

⑨担当  ○○部○○○

電話0339652296

e-mail○○○○○.CO.JP

文書番号:文書の整理のために必要。日付:文書を発信した日。宛名:「総務部長殿(どの)」といった職名のみが原則です。対象が大勢のときは「各位」とする。発信者名:所属、氏名が基本。押印や役職名が必要な場合もある。件名:文書の内容がわかる見出しをつける。本文:件名からいきなり本題に入る。具体的な内容は本文とは別に、記書きで、箇条書きにしてまとめる。記書き:日期、品名、金額、数量など、具体的な内容は記としてまとめ、箇条書きにする。文書の結び:右下に以上と書く担当者名:直接の担当者と連絡を明記する。

 

依頼書の例

○○

平成○○年○月○日

○○部長 殿

第二事業部 ○○○○

書類提出の依頼

次年度(じねんど)事業計画作成のため次の資料を必要としますので、提出をお願いします。不明な点がありましたから、○○までお問い合わせください。

1.資料名    平成年度生産計

三ヵ年間の生産計画概要書

2.提出期限   

3.問い合わせ先 第二事業部  ○○内線567

以以上

会議のお知らせの例

第第○○

成○

○○部長 殿

                  ○○○○○○会議開催について

月例の○○会議を下記の通り開催します。テーマに関連する多くの関係者の出席をお願いいたします。

日時: 4月8日 午後1:30~3:00

テーマ:○○について

場所: 本社10階 第三議室

問い合わせ先:○○部○○課○○内線789

3、議事録を作成するとき 議事録とは会議における議事内容を記した記録のことをいいます。社内文書のひとつですが、後日(ごじつ)ほかの業務の参考にするほか、税務署(ぜいむしょ)の調査が入ったときの証拠(しょうこ)資料になることもあります。わかりやすいことと、正確であることがもとめられます。

  議事録の作成をもとめられたら、まずは何のためのどういった会議なのかを十分に把握しておきます。

  会議中はメモをとることはもちろんですが、正確性を()すためにテープレコーダ―で録音してもよいでしょう。

  会議の流れをしっかりつかみ、落ち着いて(のぞ)みましょう。

議事録の一般的な内容は、会議名、開催年月日、議

長名、書記名、出席者名、開始時刻と終了時刻、議題とその審儀経過および結果、採決の方法と内容、残された問題や次回(じかい)の会議の日時、テーマなどです。

 このほか、正式な会議では委任提出者名や欠席者名、議事録署名押印なども必要になります。

議事録の例

成○日作成

作成者 ○○○○印

新製品企画会議議事録

1.日時 平成○年○月○日13001400

2.場所 社5階第2議室

3.出席者

   ○○部長  ○○営業部長  ○○製造部長  ○○部課長  ○○営業部課長  ○○製造部課長

4.議題 平成年度発売(予定)の新製品企画について

5.決定事項   (1)

         (2)

         (3)

         (4)

6.決定保留事項 (1)

         (2)

7.資料

8.次回予定 平成日(月)13001400

以上

 

 

第二節 電子メールを送る基本常識

 

宛て先 アドレスの(.)ひとつでも間違えると相手に届かないばかりか、誤送先(ごそうさき)のサーバーにも迷惑がかかってしまいます。相手のアドレスは一字一句(いちじいっく)正確に。

件名 件名のないメールだと、開いてもらえない可能性があります。件名には本文の内容がわかるように適切な件名をつけるようにします。これは多くの受信メールから検索(けんさく)したり、忙しい時に、今すぐ読むべきか優先順位の判断基準になるからです。

あいさつ 時候のあいさつは省略し、「お世話になります」「毎度ありがとうごさいます」など簡単に。いきなり用件から始めます。

署名 誰が出したメールなのかはっきりさせるため、メールの最後には署名を入れます。最初に自動的に入るよう設定しておくと便利でしょう。会社名.所属.名前.電話番号.メールアドレス.住所などを入れ、あまり長くなり過ぎないように注意しましょう。

Eメール文例

 

(社外文書)

○○○○会社○○様

 

いつもお世話になっております。

○○○○会社○○です。

(1行につき、35文字程度)

資料は添付させていただきます。

ご確認をお願いいたします。

 

以上、よろしくお願いいたします。

 

パソコン等、見積(みつ)もりのお願い

いつもお世話になっております。先日ご紹介いただいた製品について、できれば今週中に下記の通り見積もりをいただきたいと存じます。

よろしくお願い致します。

●商品名、数量

①デスクトップパソコン(LX2000H A社製)20

②レーザープリンタ(PI850 B社製)   10

●連絡先

弊社○○部○○課 (0365413698

担当 鈴木

以上

 

(社内文書)

佐藤部長送別会のお知らせ

今回人事異動で、佐藤部長が大阪支店長に栄転(えいてん)されることが決まりました。

つきましてはお祝いと送別の会を以下の通り行いますので、皆様ぜひご参加ください。

1、日時 平成年月日(金)18002000

2、場 「郷土料理○○○○」

     新宿区西新宿○―○ ○○ビル2階(東京三菱銀行隣)

3、会費 7,000 (当日集金します)

4、出欠(しゅっけつ) 月日までに幹事.営業部鈴木まで出欠(しゅっけつ)の連絡をお願いします。

以上

 

第三節 ファックスのマナー

 

ファックスを送るときは、だれからだれ宛てに送られたものなのか、どういった用件なのかがわかるように、書類とは別紙(べっし)の送付書を付けるようにします。

送付書(そうふしょ)には、送信年月日のほか、送信先会社名、部署、氏名と発信社名、連絡先、送付枚数、用件を明記します。送信前に相手のファックス番号を確認する。番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られてしまい、迷惑となります。必ずファックス番号を確認してから送信ボタンを押しましょう。

大量に送るのはマナー違反 大量に送られてくると、見るのにも時間がかかるうえに、相手のファックスがその間、使えない状態になるため大変迷惑です。相手の会社の電話回線を長時間占領するような、極端に枚数の多い資料などは、ファックスで送るのは遠慮しましょう。大量の書類は、郵便などで送るほうが賢明です。どうしても送らなければならない場合は、送る前に相手に電話で確認をしてからにします。

小さい文字は拡大する ファックスで送ると通常、送られた文章は相手先で不鮮明になることが多いものです。小さい文字や数字は特に見づらくなります。このようなときは、拡大してから送ります。

秘文書(ひぶんしょ)は送らないこと 他の人の目にふれる可能性があるので、他人に知られてはいけない内容を連絡するのには向いていません。ファックスは、公開しても問題のない文書を送信する場合にのみ使用しましょう。

 

ファックス送信状の例

 

FAX送信狀

○○年○月○日

○○○○様

○○株式社○○部○○課○○○○

東京都港赤阪○―○―○

TEL03-8521-7413

FAX03-8521-7412

送信枚数:本状を含む 枚

以下のとおりFAXを送付いたしますので、ご査収(さしゅう)のほどよろしくお願いいたします。

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

電話のマナー

 

電話は、私たちの日常生活のなかには、欠かせないものです。しかし、相手の姿や表情が見えないだけに、その応対(おうたい)いかんで会社(電話する人)のイメージが決まるといってもいいでしょう。「見えない対応」だからこそ話し方や言葉づかいなどの細かい点に注意し、要領よく話すこと、はっきりした声で話すことが大切です。電話をする頃合いなどにも十分配慮(はいりょ)しなければなりません。

また、現在では携帯電話の普及により、非常に便利になった反面、さまざまな弊害(へいがい)が出てきています。正確な伝達ができるよう正しい電話の受け方?かけ方をマスターしましょう。

 

第一節ビジネス電話のマナー

 

1. 電話口の言葉は正確に、明快に、丁寧に、

  電話が普通の会話と違うのは、お互いに顔が見えないということです。会話なら、顔の表情や体のしぐさが、相手に感情や意思を伝える手助(てだす)けをしてくれますが、電話は声だけで正確に用件を伝えなければなりません。電話を受けたら、発音をはっきりと、語尾を明瞭に、分かりやすく聞き取りやすい言葉遣いで話して下さい。?はあ?、?まあ?などと、はっきりしない物言いではなく、明るいハキハキとした調子で話しましょう。あまり早口で(しゃべ)ると、聞き違いの原因になるので気をつけます。つまり言葉の正確さ、明確さと共に、言葉のニュアンスにも十分な注意を払わなければなりません。

  挨拶は手短に。先方の用件はしっかりメモを取るこ

と。その際特に気をつけなければならないのは、どこ

の会社の誰なのかをきちんと確認することです。いつ、

どこ、誰、なに、なぜ、どのように、を確かめます。

特に、名前の聞き間違いは致命傷(ちめいしょう)になるので気をつけ

ます。「○○会社の○○様でいらっしゃいますね。」と

復唱して間違いを防ぎます。

メモも単に、「鈴木さんから電話がありました。」だ

けではどこの鈴木さんか分からず、こちらから連絡の

とりようがないということもおこります。

2. 伝言(でんごん)を受ける時は必ずメモを取る

 不在の相手に伝言を頼まれた場合は、必ずメモを取

ります。内容を要約(ようやく)して復唱します。特に、?だれか

ら??だれに??日時??場所??何を??どうする?を箇条(かじょう)

きにし、電話を受けた時刻と受け手の名前を()()

ます。日にち、金額などの数字や、会社名、人名など

の固有名詞は、間違いのないよう繰り返して確認しま

す。先方に折り返し電話を入れる必要がある時は、念

のため相手の電話番号を尋ねておくことも大切です。

メモには電話を受けた時刻と、受信者の名前をいれて

おくことも常識です。もうひとつつけ(くわ)えるなら、会

話に余分(よぶん)な要素を加えないということでしょう。

3. 電話のベルが鳴ったらすぐ出る

それが交換台(こうかんだい)でもデスクの上の直通(ちょくつう)電話でも、電話のベルが鳴ったら待たせずにすぐ出る、ここから電話の応対が始まります。ビジネスでは、ベルが鳴り始めてから三回以内に出るのがルールです。長くお待たせしたら、「大変お待たせ致しました。」と言って出るように心がけましょう。

 

4. 電話の受け方のポイント

① モシモシの追放(ついほう)、電話がかかってきたら、すぐ出ます。それからこちらの名前を言いましょう。モシモシ問答はやめましょう。それは意味のない声と時間のムダづかいであり、大きな見地(けんち)からいえば、電話線の無意義な占領(せんりょう)であるからです。

② 会社名·部署名(ぶしょめい)を名乗る

 <直通(ちょくつう)の場合> 「はい、○○(会社名)でございます。」

 <内線の場合> 「はい、○○課でございます。」「はい、○○(自分の氏名)でございます。」

③ 相手を確認する=相手が名乗らない時は、「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか。」

④ 簡単な挨拶をする=「いつもお世話になっております。」「いつもありがとうございます。」

用件を必ず正確に聞きメモを取る=いつ、どこ、誰、なに、なぜ、どのように、正確に用件を聞き、メモを取ります。電話での打ち合わせは、ファックスや文面と違って、あくまで口頭での約束です。聞いた時は覚えていても、別の仕事をしているうちに、忘れてしまうこともないとは限りません。分からないことがあったら積極的に尋ねます。

  ⑥ 用件を復唱する=メモした内容を復唱します。会社名、名前、数字、日時、数量、相手の電話番号など。

  ⑦ 最後にあいさつをする=「よろしくお願い致します。」「お待ち致しております。」「失礼致します。」など、内容に応じた挨拶をします。

⑧ よく聞こえない時は、?電話の調子が悪いせいでしょうか、聞きとりにくいので、もう少しゆっくり?とか、?ちょっとお電話が遠いようですが……?と婉曲(えんきょく)に言います。?聞き取りにくいのですが?とか?もっと大きい声でお願いします。?などという直接的な表現は、相手の話し方を非難しているように受け取られかねませんから避けましょう。また、相手の声が高すぎて、聞き取りにくいこともありますから、その場合は、受話器を少し耳から離すといいようです。

  ⑨ 電話は乱暴(らんぼう)に切らない。いくらうまく電話の対応ができても、最後にガチャンと乱暴に切ってはすべてが台無(だいな)しです。自分で思う以上に、耳元で受話器を勢いよく置かれる音は不愉快です。

    また、電話は、かけた人から切る、というのがルールです。もし電話の相手があなたより目上の場合は、相手が先に電話を切るのを待つべきです。

5. 電話のかけ方のポイント

 複雑な内容を伝える準備

    電話では言葉のみが伝達手段です。ですから、込み入った内容の話をしたい時、図や身振りが使えず、あなたの言いたいことを伝えにくい場合もあります。複雑な内容を伝える場合は、電話をかける前に、参考資料をファックスやメールで送信しておいてから、電話をかけて打ち合わせに入ることをお勧めします。

 まず名乗る

    相手が電話にでましたら、?モシモシ?を言わないで、自分の氏名をすぐに言います。例えば、相手が?はい○○社です?と出て、相手の会社名を確認したら?○○社の○○です。いつもお世話になっております。○○課の○○様はおいででしょうか?と呼び出しましょう。

    また、初めて電話をかける相手に対しては?○○のご担当は○○様でよろしかったでしょうか。?や?○○の件でお電話を差し上げたのですが、ご担当者の方をお願い致します。?と担当者の名前を確認する必要があります。

    ?毎度どうも。○○です。?とくだけた言い方をする人がいますが、よほど親しくない限り避けたほうがよいと思われます。

上司に代わってあなたが電話をかける場合もあります。その際は、相手が出てから?(おそ)()りますが、この電話を私ども○○におつなぎしてよろしいでしょうか。?と、上司が相手に用件がある旨を伝えてから、あなたの上司に電話をつなぎましょう。

③ 相手が不在の場合

    相手が不在の場合は、その用件によって、伝言(でんごん)を頼む、もう一度こちらからかけ直す、折り返しかけてもらうなど、状況によって使い分けましょう。

通常(つうじょう)は、?お戻りのころ、お電話させていただきます。何時ごろ戻られますでしょうか。?と時間を聞いてから、(あらた)めてかけ直します。簡単な用件の場合なら、伝言を頼んでおいてもかまいません。もちろん、一言?おことづけお願いしてよろしいでしょうか。?と許可を得てからお願いします。複雑な用件や、応対した人が忙しそうで、きちんと用件を伝えてくれるかどうか不安が残る時は、?ただいまからファックスをお送り致しますので、○○様にお渡しいただけますか。?と告げて、文書を送っておくのもです。

    至急(しきゅう)の用件や、あなたからのクレームの場合は?お手数ですが、○○社の○○まで、お電話いただけるようお伝え願います。?とお願いします。いずれの場合も、電話を受けた人の名前はしっかりとメモしておきましょう。

    相手から折り返しの電話がなく、再度かけ直すときには、まず?先ほどお電話をした○○です。たびたびご連絡を差し上げて恐縮(きょうしゅく)ですが、?と断りましょう。

④ 電話の受け方?かけ方の例

    ベルが鳴ったらすぐ出て名乗ります。受けた側?はい、○○でございます。?相手を確認したら自分の氏名を名乗り、取り次ぎを依頼します、かけた側?○○と申します。恐れ入りますが△△さんをお願いします。?

    相手の名前を確かめてから取り次ぐ受けた側?○○様(さん)でございますね。少しお待ちください。?本人に代わったことを()げ、挨拶をします。受けた側?お電話代わりました。こんにちは。?

   挨拶をして、用件を話します。かけた側?こんにちは。実は○○の件ですが……。?

    誤解がないように要点を復唱します。受けた側?時間は○時ですね。?と間違いのないことを()げ、依頼やお礼の言葉を述べます。かけた側?はい、○○時からです。どうぞよろしくお願いします。?と終わりに挨拶を()わして電話を切ります。かけた側?わざわざお電話をありがとうございました。ごめんください。?などと述べ、かけた方が先に受話器を置きます。

6. 取り次ぎ、不在時の応対

① 誰から誰への電話か確かめる

自宅でも会社でも、先方が名乗らなかったり遅い場合は、?どちら様ですか。?と確かめ、取り次ぎます。例えば、「△△(会社名)の、○○様でいらっしゃいますね。かしこまりました。少々お待ちください。」

名指(なざ)し人に取り次ぐ

送話口を押さえ、「××さん、△△の○○様からお電話です。」と言って受話器を渡します。少し離れたところに名指し人がいる場合は「ただいまかわりますので、そのままお待ちください。」と言ってから保留(ほりゅう)ボタンを押し、名指し人に知らせます。名指し人が来客と応対中、または会議中の場合は、伝言メモで電話がかかっていることを連絡します。

 ③ 名指し人が他の電話に出ている場合

先にかかってきた電話を優先するのが礼儀ですから、?ただいま、○○はほかの電話に出ておりますので、少々お待ちください。?と言って待ってもらいます。相手が待っているのに名指し人の電話が長引くようなら、「電話が長引(ながび)きそうなので、終りましたら折り返しこちらからお電話を致しましょうか。」と相手の意向を伺います。折り返しこちらから電話をする場合は、必ず連絡先の電話番号を聞きましょう。相手の連絡先が分かっている場合は、「会社へお掛けすればよろしいでしょうか。」などと、確認します。

 ④ 名指しでなく用件で取り次ぎを依頼された時

「商品カタログの件で分かる方」とか、「経理の担当の方」などという指定の場合は、先方の名前を確認し、ふさわしい担当者に取り次ぐようにします。電話の“たらい回し”を防ぐためです。「宣伝の係に代わりますので、少々お待ちください。」などと言って、担当者と代わります。

指名されても安易(あんい)に取り次いではいけない場合も

ある。

本人が在席していても断らなければならない場合があるので、「ただいま〇〇と代わります。」と言う前に都合を確かめます。特に職位の高い人への電話、また初めての方からの電話は、秘書(ひしょ)や代わりの人に出てもらうなどして、安易に取り次がないようにします。断る場合は、「せっかくですが、ただいま会議に出ておりまして。」「あいにく出張致しておりまして、本日中には戻って参りませんが…。」などと、丁寧に断ります。

 留守(るす)の場合

その時は、?外出しておりますが、○時には帰る予定です。差し支えなければご用件を伝えましょうか。?また、?帰りましたら、お電話させましょうか。?と聞いてみます。

帰ったら、その(むね)を伝えることを忘れないように。メモを机の上に置けば、なお確実でしょう。

 

7. 長い電話は避ける

長話をしている最中に、緊急(きんきゅう)の連絡があったり、他の人が何回も電話をかけ直しているかもしれません。最近では、通話中の電話に他の人の電話が割りこめるような機能をもつものが普及してきていますが、どこの会社でも(そな)えているわけではありません。本来、電話は離れている人との連絡をスピードアップするためのものですから、通話は手短にすませ、長電話は避けるようにします。

 

第二節日常電話のマナー

 

日常電話をする時、その基本的なマナーはビジネス電話のマナーとよく似ていますが、気をつけなければならないこともあります。相手の家に電話をかける時、向こう側の事情をよく考えます。特に電話をかける時間帯に注意しなければなりません。

1、初めてかける電話、よい印象を与えるかけ方

まず相手の時間を考えるべきです。自分にとって空いている時間でも、相手がそうだとは必ずしもいえませんから、?今、お時間いただいてよろしいですか。??今、お話してもよろしいでしょうか。?などと尋ねることを習慣にしましょう。一方的に話し始めてしまうと、相手は、来客中でも煮物(にもの)の最中でも電話の前から離れられなくなってしまいます。かける側は、まず相手のことを考えて、都合をうかがってから用件を切り出します。そして切る時には?どうも失礼致しました、ごめんください。?と言って、二、三秒待って、相手が切った頃に受話器を置くといいでしょう。

 

2、相手をドキリとさせる深夜(しんや)早朝(そうちょう)の電話

やむをえない火急(かきゅう)の場合を除いて、早朝や夜遅くや食事時には電話をかけません。相手との間柄(あいだがら)や用件、また、家の状況によっても違いますが、ごく普通の家庭では、朝八時前の電話は好ましくありませんし、夜は十時前後までが常識でしょう。しかし、相手が非常に夜更(よふ)かしの人、朝早く起きている人など、よく事情を知っている場合は例外です。それに、正午から一時頃、また、夕方の六時から八時頃の食事の時間は、急な用件以外の電話は避けることです。深夜や早朝には、よほどの緊急事態以外他人の家に電話しないという常識が定着しているからです。よほどのことがないかぎり、あるいは、その時刻に電話するように前もっていわれていないかぎり、深夜や早朝の電話はかけないでください。人の状況はそれぞれ違いますが、相手の生活時間を判断しながら掛けることは大事です。

今電話は、企業はもちろん、ほとんど全家庭にまで普及しています。そして、こちらからかけようと思えば、いつでもどこにでも誰にでもかけることが出来ます。先方がかけてもらいたくなくても、こちらから一方的にかけられます。それだけに、相手の都合や事情を考えて電話しなければならないのです。

 

3、仕事の電話を家庭にかけるのは?

仕事の電話を家庭にかけるのはなるべく避ける。家庭は仕事から解放されてくつろぐところ、仕事の疲れをいやす場です。そこに仕事がらみの電話がかかれば、いやおうなしに仕事に引き戻されてしまいます。

ただし、緊急事態が起きた時は別です。特に自分の所属する課長や部長などの責任にかかわる緊急事態が発生した時には、遠慮などはいりません。むしろ、かけなければ厳しく叱責(しっせき)されるでしょう。

4、間違い電話をかけた時

相手が出て?○○でございます。?と電話に出た途端(とたん)、間違い電話に気がついて、慌ててものも言わずにガチャンと切ってしまう人がいます。これでは相手に対して、非常に不愉快な思いをさせてしまいます。特に深夜の間違い電話は自分の不注意で迷惑をかけたのですから、必ず?失礼致しました。?というべきでしょう。

どうして間違ったのかなと思うのなら、?そちら様は○○番ですか。?と自分の掛けた番号を確かめてみることです。そうすればダイヤルのしそこないか、番号が始めから間違っているのか明らかになるでしょう。

 

5、間違い電話を受けた時

急いで電話に出てみると間違い電話だった、というような場合は腹が立つものです。しかし、相手も故意(こい)に間違い電話をかけているとはかぎりませんから、?違いますよ。?と言って、受話器をガチャンと置いてしまうのは避けたいものです。

こうした場合、?どちらへおかけですか、こちらは○○番です。?と答えると、相手にも、番号を押し間違えたのか、自分が見ている番号が違っているのかが分かります。

 

6、電話でよく使う用語

 

① 名乗る時

「はい、○○(会社名)でございます。」

「おはようございます。××商事、第一営業部でございます。」

「ありがとうございます。○○(商品名)の××製造所でございます。」

 

② 相手が名乗らない時

「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか。」

 

 ③ 相手の声や会社名が聞き取りにくい時

「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけませんでしょうか。」

「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようでございますが……。」

 

 ④ 名指し人が不在の時

 「あいにく田中は、席を外しております。戻り次

第こちらから、お電話を差し上げましょうか。」、「た

だいま田中は外出しておりますが、○○時には戻る

予定でございます。お差し支えなければ、私がご用

件をうかがって申し伝えますが。」

 

 ⑤ 人から電話を()()ぐ時

 ?大変お待たせ致しました。お電話を代わりまし

た。私、営業課の中村でございます?

 

⑥ しばらく電話を中断する時

?調べて参りますので、少々お待ちくださいま

せ。?

?お待たせ致しました。ただいまお調べ致しまし

たところ……。?

 

⑦ 相手に伝言を依頼する時

?恐れ入ります、伝言をお願いできますか。?

 

⑧ 間違い電話がかかってきた時

?お間違いのようですが。?

?こちらは○○商事(または、13245××)でございます。どちらへお掛けでいらっしゃいますか。?

 

第三節 携帯(けいたい)電話のマナー

直接本人と連絡できる携帯電話は、今やビジネスの必須(ひっす)アイテムです。いつでもどこでも連絡が取れるからこそ、社会的マナーは重要です。こちらが出先(でさき)の場合でも、できるだけ携帯電話は使わずに、公衆電話を使いましょう。(さわ)がしい場合からの場合は、自然と声が大きくなり、周りにも迷惑がかかりますし、電波状態が悪くて通話が途切(とぎ)れたり、相手に声が聞こえにくいことが多いからです。こちらから携帯電話にかける際も、相手の都合を考えて、まず?今お話しても大丈夫ですか。?と断りましょう。相手の都合が悪ければ、後からかけ直してもらう、などの配慮が必要です。これから挙げるポイントに注意しながら、携帯電話マナーを身に付けておきましょう。

 

1、訪問?来客?商談の時

基本的に勤務時間中は電源をオフにしておきます。

家族や友人からの連絡は留守番電話にメッセージを残してもらい、就業後などにチェックするようにしましょう。もちろん、勤務時間中の私用電話も禁止です。

 

大事な話の最中に、いきなり携帯電話が鳴り出した

ら、相手はあまり良い気持ちがしません。予期しない話の中断も、相手を不必要に待たせ、失礼です。大事な話に入る前には留守番電話機能の設定(せってい)を心がけましょう。

2、相手の携帯電話にかける

どうしても携帯電話からかける場合には、電波状態

の安定した静かな場所を選びます。掛ける相手周囲への配慮を忘れないでください。また、電話をとったものの、ゆっくりと話をしていられない状況は多々あります。用件を切り出す前に、?今お電話してよろしいですか。?と一言尋ねましょう。携帯電話の場合以外でも、電話を受ける人の気持ちになった心くばりが必要です。

3、大声でしないように

  携帯電話は一般の電話よりもマイクの性能がいい

ので、周囲の騒音(そうおん)をカットしてくれます。騒音の中で、

相手の声が聞こえにくいと、話す方も大声になりがち

ですが、普通の声で充分です。また、夜道(よみち)では声は意

外とひびくものです。自分が騒音のもとにならないよ

う、声のトーンを(ひか)えめにしましょう。

4、ビジネスの相手に個人の携帯番号を知らせてもいい場合

  会社支給(しきゅう)の携帯電話以外は、教えないのが原則です。

会社によっては、社内の緊急用のために個人の携帯電

話の番号を(ひか)えるという規定があるところもあります。その場合は会社規定に従います。

社外の人には自社社員の携帯番号を教えてはいけません。取引先(とりひきさき)などから“急ぎなので、○○さんの携帯番号を教えて、”などと言われたら、折り返しこちらから掛け直す(むね)を伝えて、いったん電話を切り、本人に直接電話をかけ直してもらうようにします。

5、歩く時

  人ごみの中でかかってきた携帯電話を取る時、道の

真中でいきなり立ち止まっては、周りの迷惑になりま

す。通行中は、人の流れに(さか)らわず場所を移すか、人

ごみをさけて道端(みちばた)などの人の邪魔にならない所で話

をするようにしましょう。

6、運転中

車を運転中の携帯電話使用による交通事故が増え

ています。電話をとる一瞬や、会話そのものに気を取られると、非常に危険です。運転中は電源をきっておくか運転中であることをかけてきた相手に自動的に知らせる機能に切り替えておきましょう。どうしても必要な場合は、ハンズフリー装置を使用しましょう。

7、病院内?飛行機内

電子機器(きき)や医療機器を取り扱う病院内、飛行機の機

内などの使用を禁止されている区域(くいき)ではかならず電源を切りましょう。電源が入っていると、通話中でなくとも自動的に電波を出してしまうことがあり、電子機器が誤作動(ごさどう)を起こす可能性があるのです。

8、電車内?バス内

満員電車など、人と人が接近(せっきん)する場合では電源を切

っておきましょう。埋め込み(かた)の心臓ペースメーカーを装着(そうちゃく)した人や、補聴器を使用している人がいた場合、その電子機器に影響を及ぼす可能性があります。

9、静かな場所で

  レストランやホテルのロビー、図書館、劇場、美術

館などでは他の人の迷惑になります。バイブレーショ

ン機能を使用して呼び出し音を消しておくか、電源を

切っておきましょう。時と場所をわきまえ、周囲の迷

惑になるようなところでは携帯電話の使用に注意する気配(きくば)りがないと社会人として失格です。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 食事のマナー

食事は、私たちの生活の主要な部分を占めます。私たちは一日三度、しかも和洋中(わようちゅう)と調理に変化をつけて食事を楽しんでいます。時には人に(まね)かれたり人を招いたりして会食(かいしょく)をします。そんな時は、楽しい雰囲気のなかで美味しくいただきたいもの。そのためには、“まわりの人に不快感を与えず、スマートに食べる”という心づかいが必要です。

会食の席をともにする人と会話を楽しんだり、お酒を飲んだりしながら、同席者とペースを合わせて料理を賞味(しょうみ)します。食事のマナーとは、それぞれの席に応じて、ごく自然に付随(ふずい)してくるルールです。食事のマナーを心得ていれば、恥ずかしい思いをすることもないでしょう。

パーティという社交の場は、人間関係の輪を広げられるというメリットがあり、上手に活用することにより自分自身の生活も豊かになります。マナーを心得てよりスムーズにその輪を広げ、生かしたいものです。よいテーブル?マナーを身に付けることは社会的成功につながります。

近年、日本でもパーティは、多種多様に開催(かいさい)され、それに出席する機会も多くなってきています。パーティは、外来のもので、洋風の形式(けいしき)や考え方がその基本となって発展してきました。

 

第一節 食事の一般的なマナー

 

1、宴席に招かれた時

① 出欠(しゅっけつ)通知(つうち)

これは日本料理だけではありません、宴席に招待された時の基本のエチケットです。出欠(しゅっけつ)や到着時間を事前に電話や葉書などできちんと先方に伝えておきます。

② 到着の時間

約束の時間に遅れないよう、十分ほど前には着くように時間をみはからいます。急の用事で遅れる場合は、宴会の場所へ早目に連絡しておき、その旨を伝えます。

2、食事の席

どの場合にも共通(きょうつう)して言えることは、入り口に近い席が下座であるということです。年齢にかかわらず、接待する側が下座、接待される側が上座(かみざ)です。

① 和室の席次

和室では、入り口から近い方が下座(げざ)、床の間に近いほうが上座となります。目上の方や接待の主賓(しゅひん)はこちら側に座ります。通常床の間を背にして右側に床脇棚(ゆかわきだな)がありますが、次席(じせき)は床脇に近いほうです。

② 洋食レストランの席次

洋室の場合の席次(せきじ)は、入り口から一番遠い席を上座として、その右側が次席(じせき)、左側が三席(さんせき)です、出入り口に近いほうや庭を背にしたほうが末席(まっせき)となります。洋食の場合は男女交互に座るのが原則ですが、正式な場でなければこだわる必要はありません。

③ 中華料理店の席次(せきじ)

主客の席は、入り口から一番奥で、庭などもよく見える南向きの位置が良いとされます。その右側が次席、左側が三席になります。親しい人たち同士の場合は特別に決めません。また、主客と主人側が並んで座ることもあります。男性、女性と交互に座れるように席を決めるのも一つの方法でしょう。

 

3、バッグなど手荷物はどこに置くのでしょう

小さいバッグや手荷物があれば、自分の右下の足元の床、椅子の手前、右の足とテーブルの足の間に挟むように置きます。大きなバッグや荷物は、前もって店側に預けます。貴重品や必要なものが入った小さなバッグだけを席に持っていくのが正しいマナーです。

また、ショルダーバッグを椅子の背に掛けたり、椅子の背もたれと体の間にバッグを挟んだりするのは、見た目がよくないから止めましょう

4、箸使いのタブー

会席膳(かいせきぜん)の時、箸置きがある場合はそこに置きます。箸置きがない場合は、袋に入った箸であれば箸の袋を結ぶような形にして箸置きにしますが、箸袋もない場合は、膳の左縁(ひだりえん)に箸先をかけて置きます。食事中は箸を置く時は左のへりにかけるようにします。食事が終ったら箸は膳の中に平らに揃えて置き、これが食べ終わった合図という意味です

箸づかいのタブーというと次のようなタブーがあ

ります。料理から料理へと続けて食べる((うつ)(はし))、「取れないな。」と、箸をスプーンのように使う(横箸)、料理に突きさす(さし箸)、箸で器を引き寄せる(寄せ箸)、どれを食べようかと迷う(迷い箸)。ご飯茶碗や器の(えん)の上に箸を渡すように置くこと(渡し箸)、箸をなめる(ねぶり箸)、汁を()らす(涙箸)、「何が入っているのかな。」と中の物を探る(探り箸)。また、箸を手に持ったまま料理を眺めたり、お喋りするのは禁物です。それぞれ、タブーとされているので注意が必要だと思います5、食べている時に話しかけられたら

食事をしながら同席者と歓談(かんだん)することもマナーの

一つです。口に食べ物が入っていたら、話すわけにはいきません。口にものを含んだ状態でモグモグと話をするのはたいへん見苦しいですし、また、大声で話したりするのは周囲の人の迷惑になりますから気をつけましょう。その時もし話し掛けられたら、にこやかにほほえみを返し、ゆっくりうなずきながら、視線を合わせて、物を飲み込んでから応えましょう。また、相手がものを口に入れているときも、話しかけないということは心掛けましょう。

 

6、ひじをついたり、足を組むのはタブー

  食事が始まるまでは、姿勢を正して手はひざの上

かテーブルのふちに軽くのせておきます。テーブルの

上にひじをついたり、ほおづえをついたりするのはマ

ナーに反します。足を組んだり靴をぬいだりするの

もだらしなく見えますから、椅子に深く腰掛けて両足

を揃えておきます。食事中に髪をいじったり、ナプキ

ンを(えり)もとにかけたりするのも嫌われます。

 

7、ゲップが出ても気づかぬふりをする

人前でゲップを出すのはとても行儀(ぎょうぎ)の悪いこととされていますが、時と場合により絶対にゲップを出ないという確信は持てないものでしょう。もし、同席している人がゲップを出てしまった場合は、周囲の人が気づかない振りをしてできるだけさっと他の話題に誘い込み、その場の雰囲気を気まずくならないようにします。

 

8、食べる速さはまわりの人に合わせる

食べ方の早い人遅い人といろいろですが、食事を楽しみに来たのですから、同席者の食べる速さに合わせるのはマナーの一つです。

給仕(きゅうじ)もころあいを見はからって料理を運んでき

ますが、あまりゆっくりでもせっかくの料理が()めることもありますし、お互いのテンポをできるだけ合わせるようにしましょう。

食べるのが人より速すぎたり、遅すぎたりしないようにまわりの人と同じペースを保ちます。同席者と会話を楽しみながら、優雅(ゆうが)に食べるように心がけましょう。

 

9、食べる時は不快な音をたてない

スープをズズーッと吸い込んだり、ものを噛む時ク

チャクチャと音をたてたりするのは、同席者をもっとも不愉快にさせる行為です。特にものを噛む時に音を立てるのは、下品な印象を与えますから気をつけましょう。

  吸い物の汁を飲む時は箸を持ったままでかまいませんが、箸は必ずきれいに揃えて持ちます。ものを噛む時は、唇を閉じて咀嚼(そしゃく)すれば不快な音が出ません。

 

10、食事中の中座(ちゅうざ)は、やっぱりマナー違反になる

一旦テーブルに着いたら、中座はできるだけ避けた

ほうがいいです。特に料理が出る直前、皿に料理を残したままの中座はタブーです。

 止むを得ずという時は、タイミングとしてメイン

まで食べ終わった後が一般的です。

 

11、その他のマナー

  同席者に不快感を与えない食べ方を身につけるた

めに、以下のマナーに是非気をつけて下さい。

(ア)口元を隠して小骨などを出します。(イ)妻楊枝は食事中には使いません。食後に使う場合も、左手で口を(おお)って手早く済ませるのがエチケットです。(ウ)話に夢中になって箸を振り回したり、人を箸で指したりしてはいけません。箸を握りっぱなしというのや、箸を持った手だけで器を持つのもタブーです。(エ)食事中に髪に(さわ)りません。(オ)熱いからと言ってフーフーと吹いてさますようなことはしません。(カ)食卓の上には一切モノを置きません(煙草なども)。(キ)お茶は食事が終ってからいただきます。

 

第二節 和食のエチケット

 

日本料理と西洋料理を比べると、食卓(しょくたく)の席次や食器類とその(あつか)いなどは大きな違いがあります。長い歴史を持っている中国料理にも、独特のマナーが要求されます。しかし、基本的な手順とルールを心得ておけば、自信とゆとりを持っておいしく料理がいただけます。

日本料理の種類と特徴

日本料理の中では主な料理は四種類あります。つ

まり本膳料理(ほんぜんりょうり)懐石料理(かい せ き り ょ う り )精進(せ い し ん )料理、会席(かいせき)料理です。

本膳料理は日本の供宴(きょうえん)料理の中で最も正式なもの

で、冠婚葬祭(かんこんそうさい)のときに用いられてきた儀式(ぎしき)料理です、しかも現在の日本料理の形式や作法の基本になっています。

懐石料理はもともと茶の湯において(きょう)される料理

で、茶懐石(ちゃかいせき)とも言われます。(ぜん)の精神と食礼が加味(かみ)され、桃山時代に生まれました。独特の様式美(ようしきび)が確立されており、正式な茶事には欠かせません。

精進料理の発生は、寺院の食事です。七百年ほど前、

禅僧(ぜんそう)によって中国から日本に紹介されました。質素(しっそ)殺生(さつ し ょ う )(い ま し )める禅の教えに従い、野菜や海草など精進もののみで調理されています。

会席料理は現在の日本料理の代表的なものです。(かん)

()な懐石料理と豪華な本膳料理がうまく合わされています。料亭や割烹店(かっぽうてん)、旅館などで供され、お酒に合う宴会料理です。

日本料理の特徴は、季節の材料を用い、その種類や調理法が重ならないように配慮されていることです。また、「器は料理の着物である」と言われるほど、用いる食器にも美しさが考慮されています。

② 食事中のマナー

和食では、「箸に始まり、箸に終る」と言われるほど箸使いが大切です。食事の時には是非箸使いのタブーに気をつけてください。

料理をいただく時には、飯碗(めしわん)汁椀(しる わ ん )のふたは、右側のものは右手で取って右に、左側のものは左手で取って左に、それぞれ上を向けて置きます。

汁、またはご飯から箸をつけ、次に本膳の料理をいただきます。ご飯と汁は、適宜(てきぎ)料理の間に食べます。汁物とご飯はひと口ずつ交互にします。初めに汁、次にご飯とひと口ずつ交互(こうご)にいただきます。香の物を食べる時は、ご飯の上に乗せていけません。ご飯のお代わりをするときは、ご飯を一口分残し、茶碗を両手で持って給仕係(きゅうじがかり)に差し出します。なお、香の物は最後まで箸をつけないのがしきたりです。

最後に、湯がすすめられます。飯碗についでもらい、この時初めて香の物をいただきます。湯を少し残して箸先をすすぎ、碗などのふたをして食事を終えます。

食事はなごやかに、周囲の人たちのスピードを合わ

せながらいただきます。自分の酒量をよく心得ておき、度をすごさないように心がけます。献酬(けんしゅう)(杯のやりとり)は、挨拶程度にあっさりとでいいです。

出された料理は、できるだけきれいに食べるように

します。特に嫌いなものが出た場合は、中途半端に残すよりも最初から箸をつけないほうがいいでしょう。

最後の料理が出されてきたらお酒のほうは切り上げ時と心得て、それ以上飲まないようにします。ご飯が出るということは、そろそろ宴会が終わるという意味です。

 ③ お茶のマナー

お茶には抹茶(まっちゃ)煎茶(せんちゃ)番茶(ばん ち ゃ )などがあります。料亭などでは、会食の前には香煎(こ う せ ん )が出ることもあります。お茶の飲み方は正面に茶託(ちゃ た く )を引き寄せ、右手で茶碗を持ち左手を軽く添えて飲みます。

④ 座布団

自分の席が決まったらその席につきます。ざぶとんは立ったままで踏まないことです。座布団の後方で腰を落として手をつき、両膝を浮かせてにじり上がるようにして座ります。

 

第三節 洋食のエチケット

 

西洋料理は、主としてヨーロッパで発達した料理を

さし、フランス·イタリア·ロシアなど国ごとに特徴があります。現在、本格的な西洋料理の主流になっているのはフランス料理です。

①西洋料理の基本的な心得

西洋料理では、パンは手でちぎり、料理はナイフと

フォークで扱い、皿から直接フォークを使って口に運びます。

一方、日本料理では、料理はすべて箸で扱います。

しかも食べる時は、器を手に持って料理をいただくことが多いです。

そこに基本的な違いがあります。また、西洋料理

はお酒の種類が料理によって違うのも特徴です。ナイフとフォークの(あつか)(かた)、お酒についての基本的な知識を心得ておくと便利です。

②ナプキン

二つ折りにして、輪を手前にしてひざにかけて衣

服の汚れを防ぎ、また、口元や指が汚れた時は自分のハンカチではなく、ナプキンで拭きます。正式の場合はテーブルクロスと対にして揃えます。

途中で席を立つときは、ナプキンは椅子の上に置き

ます。椅子の上に置くことに抵抗を感じる時は、四つ折りにして皿に挟んで下げるといいです。食事が終わったら汚れを内側にして軽く折り、左端におきます。

③ナイフ·フォークのマナー

使う順番に外側から並んでいますので、外側から取

っていけば大丈夫です。正面に並んでいるのはデザート、コーヒー用です。

食事の途中で置く時は、皿の上に交差(こうさ)させるか、八

の字型にのせかけます。食事が終ったら、皿の右側に揃えておいとくのがポピュラーです。この時も、真横(まよこ)でもいいし、先が上にくるように斜めに揃えておいてもいいでしょう。ナイフは刃先(はさき)を手前に向け、フォークは先端を上に向けます。なお、ナイフ、フォークなどを落とした場合はウェイターを呼び新しいものと交換してもらいます。自分で拾ってナプキンで拭いて使ったりしてはいけません。

 

④スプーンのマナー

スープを飲む時のスプーンは手前から向こう側にすくいます。もちろんスープを飲むときに音を立てるのはマナー違反です。また、料理が熱いときに大きく息を吹きかけて冷ますのはやめましょう。残り少なくなったらスプーン皿の手前を持ち上げ、斜めにしてすくいます。飲み終わったらスプーンは受け皿の上に置きます。

コーヒーや紅茶のスプーンは、飲む前にカップの手前に置きます。飲み終わったところでカップの向こう側に置きます。

⑤ワイングラスの持ち方

常温で飲む赤ワインは、グラスの底に指が触れても

いいです。冷やして飲む白ワインは、グラスに手が触れないように脚のところを持ちます。

 ⑥ パンの食べ方にも決まりがある

パンはあなたの左側に置いてあります。間違えて右

側のパンを食べないように。それは右隣の人のものです。パンを食べ始めるのはスープの後、最後の料理の間に食べ終わることです。

いただく時は、皿の上で一口大に手でちぎり、バタ

ーをつけて左手で食べます。

バターも取りすぎないように。パンが多ければ残しても、足りなければお代わりをもらってもいいのです。

テーブルの上に散らかったパン(くず)はギャルソンが

片付けてくれるので、気にしなくも大丈夫です。

また、料理のソースをパンにつけて食べるのは、正

式な席では行儀の悪い行為となりますから止めましょう。

塩·こしょう入れやバタークーラーなど何人かで

共用するものは、その近くの人にとってもらいます。隣の人の前へ身を乗り出して手を伸ばしてはいけません。食事中に手を汚してしまったら、テープルの上にあるフィンガーボールの水で静かにすすいでナプキンで拭きます。

 

第四節 中華料理のエチケット

  

中華料理の材料は広範囲で栄養が豊富です。ツバ

メの巣やフカのヒレなど、珍しい乾燥食品を多く使う

のも他の料理には見られない特徴です。中華料理も

箸を使いますが、日本と違って箸は縦に置きます。

ただし、日本で食べる時はいろいろな置き方をして

います。

 ① 中華料理の食卓と席次

食卓は普通、円卓が用いられます。一つの円卓には八人から十人座るのが一般的です。しかし、状況によっては六人でも十二人でもかまいません。 

② 中華料理の種類と献立(こんだて)

中華料理の中では主な料理は四種類あります。つまり北京料理、上海料理、四川料理と広東料理です。

中華料理の献立(こんだて)前菜(ぜ ん さ い )主菜(し ゅ さ い )点心(て ん し ん )で構成され、順に出ます。料理の数は偶数(ぐうすう)が原則です。例えば、前菜四品、主菜八品(はちしな)、点心二品などと宴席の規模の大小によって決められます。

 

③ 箸·ちりれんげのマナー

中国では、親愛(しんあい)の意味から料理にとり箸はつけなかったといわれます。また、箸を返してとる、いわゆる返し箸の習慣もないようです。なお、最近は、とり箸が添えられることも多いので、その場合は取り箸で自分の皿に料理を取ります。

ちりれんげは、陶器製(とうきせい)の小さいさじで、スープなどは、ちりれんげに三分の二くらいすくいます。音をたてないようにして飲みます。

④ お酒のマナー

中国料理の会食に出るのはほとんど老酒です。お酒は、まず最初の乾杯の時に飲みます。飲めない人も最初につがれる一杯は受けて、口をつけるのがマナーです。

お酒を飲む時は、右手に酒杯(しゅはい)を持ち左手を添えていただきます。食事中は、客同士でお酒を勧めあいます。

⑤ 料理の取り方

料理が出てきたら、主賓(しゅひん)から自分の皿に取り分け、次の人に回します。回すのは時計方向です。勝手にグルグル回してはいけません。料理を先に取る時は「お先に失礼。」と言って、取り終わったら隣の人の前に回します。回転卓を回す時は他の人が料理を取っていないことを確かめてからにします。自分の皿やグラスは回転卓の上に置きません。ひと回りした料理がまだ残っていたら、お代わりしてもいいです。順が回ってきたのに、「お先にどうぞ。」などと遠慮をするのは禁物(きんもつ)です。欲しい料理が遠くにある時は、無理に手を伸ばさずに回転卓を回すか、近くの人に取ってもらいます。

テーブルについている人の数と自分のお腹を配慮して取る量を決めてください。最後の人には一口分しかなかったなどという失礼のないように。同じ種類ばかり取ってはいけません。一度自分の皿に取ったものは残さず食べます。

取り皿を手に持って食べるのはタブーです。取り皿は手に持たず、円卓に置いたまま食べるのがマナーです。料理を取り分ける時も、取り皿を大皿に近づけテーブルの上に置いたままで、大皿についているサービススプーンやフォークを使って取り分けます。隣の人と箸を交差させて料理をとってはいけません。他の人が取り終わるのを待って、自分の前に料理を回して取り分けます。取り箸がついていればそれで取りますが、ついていないときは自分の箸で取ります。だから、箸はあまり汚さないように使います。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

社内のエチケット

学生生活からビジネス社会に移籍(いせき)した新入社員は、まずそこの職場のルールやしきたりを覚えることを求められます。何かおかしなことをやってしまって恥をかいたり、自信を喪失(そうしつ)することなく、快適な職場生活を送るために、職場のきまりに従って、あなたの行動に気をつけることが大切です。洗練(せんれん)されたビジネスマナーの実践(じっせん)はここから始まるでしょう。

 

第一節 社内での人の呼び方

上役は基本的に「役職名」で呼ぶ

一般的に課長職以上の役職者(やくしょくしゃ)を呼ぶ時は「鈴木課長」、あるいは、「課長」というように肩書(かたが)きで呼びます。「課長代理(だいり)」「課長補佐(ほさ)」など課長職以下の場合は、社内の習慣にしたがいます。

「課長代理」「課長補佐」などは「課長」「部長」と呼ぶことが習慣になっている場合もありますが、社外の人と話すときは、相手が混乱しないようにきちんと呼びわけましょう。

肩書きはそれ自体が敬称ですから、「鈴木課長さん」というのは二重敬称(にじゅうけいしょう)になります。口にした本人は丁寧なつもりかもしれませんが、正しい呼び方ではありません。

 

「さん」づけで呼んだほうがよいとき

 

同僚に対して、「鈴木さん」と「さん」づけで呼びます。「君」づけや愛称(あいしょう)、呼び捨ては職場にはそぐわないものです。同期の女性社員同士は「ちゃん」づけ、男性

社員同士は呼び捨てという職場もあるかもしれませんが、同僚を呼ぶときでも男女ともに「さん」づけのほうがよいでしょう。

後輩に対して、「君」づけではなく「さん」づけで呼びます。人事異動(じんじいどう)で後輩が上司になることも考えられます。最初から「さん」づけで呼んでいれば、「君」から「さん」に言い換えるというバツの悪い思いもしなくてすみます。

「社外」の人と話すとき、自社の社員を呼ぶときは、基本的に役職名(やくしょくめい)と名前を呼び捨てにします。

例:「社長の山田です。」

役職名のない場合は名前を呼び捨てにします。

例:「担当の山田は11時に戻ります。」

 

第二節 コミュニケーションの第一歩、あいさつ

 

 日本の社会で、あいさつは大切なマナーですが、ビジネスの社会ではさらに重要性を()します。会社での仕事をうまく進めていくためには、人間関係を円滑にすることが基本的な条件です。よい人間関係はよいあいさつから始まるともいえるでしょう。先輩、後輩を問わず自分からあいさつするように心がけましょう。あいさつする際には、しっかりと相手の目を見ることが大切なポイントです。下を向いてモゴモゴあいさつするほど、相手を不愉快にさせるものはありません。とにかく新入社員は、上手なあいさつをいつでもできるような習慣を早く身につけなくてはなりません。

 朝の出勤時、人と会ったとき、「おはようございます。」と大きな声で朝のあいさつをすれば、職場全体の雰囲気を明るくすると同時に、あなたの好感度もアップします。同じように、帰りがけに上役や同僚が仕事をしているときは「お先に失礼します。」「お疲れ様です。」の一言を忘れずに。声をかけなくても、目が合ったら笑顔で軽く会釈すると好印象を与えます。

 

こんな場合はこんなあいさつをします。①会釈 軽いおじぎで、上体を15度くらいだけ傾け、視線は足元から1,5Mほど先に置きます。人の前を通るとき、人とすれ違うときなど、軽くあいさつするときに使います。人に話し掛けるとき、お茶を出すときもこの軽いおじぎをします。②敬礼 ふつうのおじぎです。上体を30?35度くらい(かたむ)け、視線は足元から50?60cmほど先におきます。出社、退社のときや、お客様の送迎(そうげい)、応接室の出入り、上役に指示を受けたときなどに利用します。③最敬礼 上体を45度に折り曲げ、視線は足元におきます。深い感謝の意や謝罪(しゃざい)の気持ちを伝えるとき、無理なお願い、重要な顧客(こきゃく)に紹介されたときなどに使います。深くゆっくりと行います。

 

廊下ですれ違うとき 相手の歩調をくずさないように自分は廊下の(はし)によけながら、一度足を揃えて止まり、頭をさげて、会釈します。

上役に従って歩く時は、二、三歩(なな)め後ろを歩きます。階段の上がり下がりも、上役の後ろに従います。階段では外側を歩き、内側は最短距離を来客や上役にゆずりましょう。

 

エレベータで乗り合わせた エレベータなどでは、仕事の話、人の噂話(うわさばなし)をしないようにします。来客や上役と同乗する場合、上役や来客を優先し自分は後から会釈して乗るように心掛けます。自動エレベータなら「失礼します。」と先に乗り,(かい)」のボタンを押しながら来客や上役が乗り終わるのを待ちます。自分が先に乗った後で、来客が乗ってきた場合も同様です。自分の行き先ボタンを押す前に、「何階にご用でしょうか。」と尋ねる気配りも大切です。来客や上役よりさきに降りる場合は「お先に。」という会釈を忘れないように。また、すいていれば「おはようごさいます。」などと声をかけ、混んでいる場合は目礼だけします。

 

仕事中にあいさつされた 新人なら業務中でもあいさつするときは手を止めるのが基本です。パソコン画面(がめん)に向かったままのあいさつなどはもってのほかでしょう。

上役や同僚に話しかける 「お仕事中、失礼いたします。」とまずあいさつ。「ちょっとよろしいでしょうか。」と了承(りょうしょう)を得てから、用件に入るようにします。

社外の人へのあいさつ 宅急便や清掃(せいそう)スタッフなどにも分けへだてなくあいさつしましょう。あなただけでなく会社全体の好感度アップにつながります。

 

第三節 出勤、退社、遅刻、早退、休暇、欠席の常識

 

1、出勤、退社(たいしゃ)

出社するとき、その時間をぎりぎりの目安にしてはなりません。早めの出社を心がけましょう。時間にルーズな人間は社会人として失格です。その人の信用性にも(かか)わる事です。例えば、自分ひとりが時間を守らなかったことで、周りにどのような影響が出てしまうでしょうか。自分に対する周りの目はどうでしょうか。そのような状況で仕事をし、スムーズにできるでしょうか。楽しく仕事ができるでしょうか。逆に自分の近くに時間を守ることができない人間がいたら、あなたはどう思いますか。

9時出勤、6退社(たいしゃ)とは、9時に駆け込み、6時に脱兎(だっと)のごとく会社の門から離れることではありません。

始業時間が9時としても、9時までに出社すればいいというものではありません。9時にはきちんと仕事を始められる態勢(たいせい)になっていることです。したがって5?15分ほど前に会社に到着しなければなりません。6時退社は6時になってから手を洗ったり、机のものを片づけることですが、いつもきっちり計ったように終業時刻に帰るのは悪印象(あくいんしょう)です。

また、自分の仕事だけが終わったらさっさと帰るという態度も良くありません。仕事はチームワークが原則ですから、遅れている仕事があれば、みんなで手分けして行うべきです。自分の分担が終わっても、周りの人に「何かお手伝いしましょうか。」と尋ねましょう。会社を飛び出してはいけません。そして、次のことも忘れないようにします。①翌日のスケジュールを確認すること。②書類、資料などを定位置(ていいち)へ戻すこと。③OA機器の電源を切ること。④周囲の人より先に退社する場合は「お先に失礼します。」と必ずあいさつすること。

2、遅刻と早退

① 遅刻 交通機関の渋滞(じゅうたい)や事故、本人自身の病気で、定時にどうしても間にあわないようなこともあります。そのときはできるだけ早く会社に電話をいれておくべきです。そのとき遅刻の理由をくどくど言う必要はありません。それより、何時何分ごろ出社できるかきちんと告げるべきです。出社したときは上役に「申し訳ありません。」ときちんとお侘びしましょう。周りの先輩や同僚にも謝るべきです。遅れて出社するのは確かにばつの悪いものですが、こっそり入っていってとぼけるのはマナー違反です。周りの人はその人の遅刻によって迷惑をこうむっているのですから。

 早退 風邪気味で熱があり、腹が痛いなどのとき、無理をすれば出社(しゅっしゃ)できるなら、遅刻よりもむしろ早退(そうたい)を選ぶべきです。その理由は、朝はみんな緊張したりイライラしていますが、だんだん時間が経過(けいか)するにしたがって、みんな落ち着いてくるので、仕事の見通(みとお)しも予定(よてい)がつきます。そこを見はからって早退したほうが抵抗が少ないでしょう。

3、休暇、欠勤

① 休暇 忙しい会社ほど、休暇の前日(ぜんじつ)に急に休暇願を出しても受理(じゅり)されることはありません。前もってスケジュールがわかっていれば、早目に休暇の申請をしておくことです。また、もっともらしい妙にひねくった理由をつけても、たいていの場合、上役は見抜いているので、率直(そっちょく)に理由を告げたほうが、上役にとっても承認(しょうにん)の判断に迷わないですみ、好感をもたれます。

いずれの場合でも、休暇をとるのは労働者の権利だからという気持ちではなく、チームの一員として、他のメンバーに迷惑がかかることを考える気持ちが大切です。

欠勤(けっきん) 体調管理はビジネスマンに要求される大切な要素ですが、仕事ができないほど体調が悪くなった場合には、無理して出社する必要はありません。この場合も少しでも早く報告することが大事です。この時、必ず自分自身で直接上役に報告しましょう。後輩や同僚にちょっと伝えるだけですませたり、家族から電話させるのは言語道断(どうだん)です。休む時も責任を忘れず、自ら連絡を入れるようにしましょう。